(a) マーク付与機関
マーク付与制度の運用に係わる一切の事務を司るとともに、マーク付与指定機関との連絡・調整を行う。なお、マーク付与制度に係わる基準等の策定、改訂についての承認、指定機関の指定および取り消し等の審査、プライバシーマーク取り消しの審査等運用を円滑に推進するために、「プライバシーマーク制度委員会」を設置する。また、消費者からの個人情報の保護に関する問い合わせ、苦情等を受け付け、対応を図るための「消費者相談窓口」を設ける。
プライバシーマークを付与した者の名称等に関する情報を、ホームページでの公開等を通じ消費者に広く周知する。
プライバシーマーク付与指定機関および付与を受けた者から、必要に応じ個人情報の取扱について報告を受け、当該機関に対する調査を実施する、調査の結果、制度の運用に問題のあった指定機関、あるいはプライバシーマークの付与を受けていながら個人情報の不適切な取扱を行った者について、改善の勧告、指定機関やプライバシーマークの取り消しを行う。
(b) マーク指定機関
マーク指定機関は、個人情報を取扱う民間事業者を会員とする事業者団体のうち、プライバシーマーク付与機関から指定機関として指定を受けた団体のことである。同機関は、通商産業省のガイドラインに基づく業界ガイドラインを策定して、会員たる民間事業者に個々のC/Pの策定を指導・支援し、個人情報の保護を促進させる。また、会員からのプライバシーマーク付与の申請に対して、指定された範囲内でマーク付与の業務を実施する。
プライバシーマーク付与を受けた者から、必要に応じて個人情報の取扱に関する監査報告を受け、実態調査を行った結果、不適切であると認識される者について、改善の指導を行う。
(C) プライバシーマーク付与と使用
プライバシーマークの付与を受けるには、まず申請を行い、認定基準に基づく審査を経て付与の可否について認定が行われる。審査の結果、認定が得られた場合は、その証として付与機関より証明書が発行される。
