字体への置き換えは、本人等への告知とその同意を必要とし、不服の申出があった場合は、コンピュータ処理をしない取り扱いをすることになる。また、俗字は、そのまま移記してコンピュータ処理をする。俗字の範囲としては、漢和辞典に俗字、同字、古字、本字として搭載されている文字及び通用字体に準じて整理した文字(通達第5200号の別表2)等となっている。
このため、住民基本台帳事務のコンピュータ処理に際しても、正字ではない文字は外字として登録することが必要となる。
(2) コンピュータで使用する文字
コンピュータで使用する文字としては、日本工業規格で定めた文字(以下、「JIS文字」という。)、メーカ外字及びユーザ外字の3種類がある。
?@ JIS文字
JIS文字は、JIS X 0208(情報交換用漢字符号)により定められた「通常の国語文章の表記に用いる図形文字の集合とその符号(コード)」であり、昭和53年(1978年)に第1次規格が制定され、昭和58年(1983年)に第2次規格として、また、平成2年(1990年)には第3次規格として改訂されている。
いずれの規格にも、第1水準漢字集合(一般的に使用される漢字及び内閣告示等に根拠のある漢字)と第2水準漢字集合(その他の漢字)、そして、記号等非漢字がある。これらの規格の文字数は、第1次規格では6,802文字(第1水準2,965、第2水準3,384、非漢字453)、第2次規格では6,877文字(第1水準2,965、第2水準3,388、非漢字524)、第3次規格では6,879文字(第1水準2,965、第2水準3,390、非漢字524)である。また、第3次規格の改訂の折、補助漢字として5,801文字を追加制定した。
JIS文字の第1次規格の制定から、第2次規格及び第3次規格の改訂に至るまで、第1水準漢字集合と第2水準漢字集合の文字を入れ替えたり、文字コードや字形の変更等があり、JIS文字の制定年度により文字の異同がある。これをJIS文字のゆらぎという。
市町村が使用する文字は、JIS文字であるが、どの規格の文字を使用するかについては、メーカあるいは導入するOSや機種によって決まってくる。これは、コンピュータに搭載するJIS文字がメーカによって相違するからである。
?A メーカ外字
