あたっての根本的な間違いが、賃借人にとっての多くの資源浪費と重大な問題を伴って、1年後になお他近隣区でそれが繰り返されて見出されることになるのである。
□近隣区の境界を越えて移りたいという借家人にとっての困難、および公平な扱いを保証できないこと。
□消費者にとっての基準の総体的な不均衡。例えば、作業療法評価の待ち時間が、ある近隣区におけるlヶ月以下から他近隣区の4年以上まで様々であること。
28. 十分な記録を集め保存すること。
適切な記録を集め保存することは基本的な必要事であるが、オンブズマンが監察したものが時々無視される。些細ではない、あるいは一時的ではないことについての記録を作成することは賢明である。会議、現場訪問、電話、窓口への来訪者との会話は、不要なことが明らかでない限り、通常は記録にとられる価値がある。十分な注意は記録の保存に関しても払われるべきであり、また地方議会は、必要な時に常に利用でき、紛失することがないよう保証するようにファイルするシステムを持つよう、十分に忠告されるべきである。記録は合理的な期間保持される必要がある。良い記録の保持には以下の利点がある。
□発生したことに関して、関連することが明らかであること(疑いがある時は、記録について問い質す機会があること)。
□多忙な担当職員が記憶を当てにする必要がないこと。
□論争や苦情(当局の内部システム内であれオンブズマンにより調査されている苦情申立であれ)を処理することが容易となること
□担当職員が異動した時も、記録はなお参照のために利用に供され得ること。
□かなりの期間担当職員が不在でも、業務が効率的に続行され得ること。
□局が再編され担当職員の責任が変わったときも、問題が無視されたり不適切に処理されることを避けるのが容易であること。
□業務を通して担当職員の時間の浪費が倍増するのを避け得るがゆえに、資源の有効利用を促進すること。
□消費者がよいサービスを享受しうること(例えば、法定の地図が的確であり最新のものである場合)。
29. 進捗状況を監視し、問題や課題がどのように処理されているかについて定期的な評価を実施すること。
進捗状況を監視する必要性に関しては、公理26において、良き行政システムにとっての要件の一つであると述べられている。その重要性については、若干強調しておく必要がある。それはアプローチの時機と方法に関連したことである。
顧客へのサービスの遅滞や貧弱さといった問題の多くは、その進捗状況を注意深く監視しているならば、回避することができる。個々の進行過程や、ある局から他の局へ、あるいはある局から外部の機関への情報や意見の請求などについて、時間的目標を設定すると
