確であり、すべての関係するポイントを含んでいるということを保証すること。
委員会の報告書は、そのメンバーが十分な情報に基づいた決定をするのに必要なすべての資料を提供すべきである。報告書は明確な用語で表現され、かつ必要なものを含んでいなければならない。
□関係する政策。
□関係する法律。
□問題を理解するために権限がある議員への十分かつ正確な情報。
□あらゆる協議や助言を求めたもの結果についての概要。
□決定の際に考慮しなければならないすべての検討すべき事柄の参考資料。
□採用しうる可能な手法の明確化。
□あらゆる勧告の理由。
□財政やその他の関係する重要な要素についての分析。
報告書がオンブズマンによる調査において批判された場合、これは重大な脱落部分があったか、不正確または誤解を招く記述があったためである。オンブズマンはまた、次のような場合についても批判している。すなわち、委員会が話し合い、検討する機会があった重大かつやっかいな長年にわたる問題がある状況において、公務員が委員会に報告書を提出しなかった場合である。
行政過程
25. 決定がなされたときにそれを実施するために、また一般に地方議会の業務の遂行において、正しい行為がとられることを保証すること。
ある決定がなされた時にまず求められるのは、その実施に必要な行為が続かなければならないということである。次いで、その実施が正しいことを保証するために注意が払わなければならない。これがなかった場合の例としては、
□委員会が条件付きで計画に許可を与えたのに、その許可が条件なしで出された場合(あるいは、権限なき公務員が委員会の承認に条件を付加したところに反対が起きた場合)。
□修正された提案に基づいて委員会が計画に許可を与えたのに、許可書類が元の計画に関して発せられた場合。
□委員会の決定は、さらなる検討のために申請を先送りすることであったのに、公務員が誤って計画に許可通知を発した場合。
そのような過誤は、地方議会が的確な応諾を保証する十分なシステムを有しない場合に起こりうる。良きシステムはまず、委員会の決定が会議で明確にされることを保証するであろう。次に、報告書を提出している公務員や委員会の書記のような重要な関係者が、ま
