るべきである。地方議会が検討している、または決定するよう要請されている開発によって、ある個人や組織が、直接ないし不利な影響を著しく受けると考えうる十分な理由がある場合―彼らの見地からすれば、そう考えるのがもっともである疑問が予想される場合―には、意見を述べる機会を与えるのが公平である。そうすれば地方議会は、反対の立場から提起されたあらゆる観点を評価できるし、決定する際にそれらを考慮に入れることができる。計画の申請に関してこの問題はかなり頻繁に生じる。つまり、近隣住民に通知するかどうか、もしそうするなら、どの住民に通知するかという問題である。有効な指針としては、常識の範囲内で、多くの人に知らせるという危険を冒したほうが不十分な数の人たちに知らせることに伴う危険よりも一般的によいということである。もちろん、決定がなされるまえに、影響を受ける可能性のある人々に意見を述べることを認めるのが望ましい他の多くの領域がある。例としては、個人の暮らしに影響を与えうる免許や、アクセスの変更によって事業や住民生活の便益が影響をうける可能性のある高速道路の位置の変更に関してなどがある。場合によっては、協議は法的要件である(例えば、学校を閉鎖または再編する提案についての父兄との協議)か、大臣たちによって強く勧告がなされている(例えば、学校の閉鎖や再編に関する協議スタッフ)ことがある。このような場合の協議は明らかに実施されなければならないが、公平のために必要と考えられるあらゆる状況において、さらに協議について検討するのが良い実務慣行である。
意見を述べる機会が公平であることを保証するよう注意する必要がある。例えば、計画認可の中請者に委員会や用地選定会議への出席が認められるならば、同様の機会が反対の立場の人(または代表者)にも与えられるべきである。
地方議会には、計画への同意を求める地方議会自らによる申請が、民間開発業者による申請と同じ基準によって公平に扱われていることを保証する特別の責任がある。広く協議することは、ダブル・スタンダードが適用されているのではないかとの疑いを避けるためによい方法であろう。
協議を実施する場合には、その問題について十分かつ正確な情報が与えられることが大切であり、検討や回答ができる十分な時間が認められなければならない。認められる期限は、法定要件や政府の指針に従うべきである。特別の要件が課されたり、求められたりしていない場合には、期限は状況に応じた適切なものでなければならない。
状況によっては、第二段階の協議が必要となるかもしれない。もし地方議会がある特定の提案について協議し、代表制の観点から著しく変更された提案(別の提案の場合も同様)がまとめられたならば、公平性のために再協議が通常必要となる。これは、新たな提案が別の人々や、同じ人々であっても別のやり方で影響を与えることがあるからである。計画申請が修正された場合も注意しなければならない。もし修正が重大であれば、修正された提案について近隣住民に再通知することを考える必要がある。
決定がなされた時には、協議した人々に知らせることが有益である。
