手続きがあります。第一段階では、あなたが述べている状況を調査し、事件の事実を立証します。また、苦情申立が(相談所だけに)されてきたことを運営委員会の委員長に報告します。
私は(再審請求の受理から勤務日20日目の日付を明記)までにあなたに十分な回答を示せるようにしたいのですが、これができない場合には、どのような理由による遅延でも説明するために再び文書で連絡いたします。
あなたが苦情申立の調査結果に満足されない場合には、それを扱う際に利用された手続きの再審査を要求し、(この目的のために召集された運営委員会あるいは運営委員会小委員会の議長)によって調査される権利があります。
敬具
(市民相談所長、もしくは市民相談所全国連合系列市民相談所長)
第一段階 ―形式2―
苦情申立受領通知書
本形式は、地方公務員、あるいは最高行政長による相談所への苦情申立の委託者のために指針として意図されている。
苦情申立の受理から5日以内に送付すること
親展
拝啓
私は、市民相談所(当該苦情担当者の名称を明記)との以下の接触に関して、(日付を明記)あなたの手紙／電話の受領にかかわりました(受領しました)。
市民相談所はすべて市民相談所全国連合の会員ですが、各相談所は、独自の所長と運営委員会によって運営される独立した組織です。したがって、あなたの苦情を、われわれの苦情処理手続きに従って取り扱うために、当該市民相談所(当該苦情担当の名称を明記)の所長に送りました。その際、所長は、あなたの苦情申立に関して受領通知書を書いて、あなたが申し立てられた状況を調査するでしょう。
あなたが苦情申立の調査結果に満足されない場合には、手続きの再審を要求し、(この目的のために召集された運営委員会あるいは運営委員会小委員会の議長)によって調査される権利があります。
