敬具
第一段階 ―形式3― 苦情申立への十分な回答
本形式は、元々の苦情申立された者、および十分な回答に責任がある者のための指針として意図されている。実際の表現は、特定の状況に合うように変えられるべきである。
苦情申立の受理から20日以内に送付すること
親展
拝啓
(日付の受領通知書：前回の通知)に付け加えまして、(市民相談所または市民相談所全国連合の地域本部あるいは支部の名称を明記)に対する苦情申立をより詳細に回答いたします。
(手紙の内容は、苦情申立の要点を述べ、解説をし、場合によっては、その事態が再発しないように取られる何らかの措置を述べるとともに、謝意を表すべきである。明確で簡潔な回答が、長長とした弁解よりも苦情申立人には好ましい。)
本回答があなたの苦情申立に対して満足のいくものであることを希望しますが、もしそうではない場合には、苦情が処理されてきたやり方について再審査を請求する権利があります。苦情申立はすべて秘密に取り扱われていますが、もちろん、再審査を実行するのに必要な詳細を明らかにするにはあなたの許可がいることになりましょう。責任者は、(責任者の名前と住所を明記)になるものと思われます。
敬具
第二段階 ―形式4― 再審査
本形式は、第一再審の処理に責任がある者への指針として意図されている。
親展
拝啓
私は(前責任者の名前を明記)から、あなたが(市民相談所ないし全国市民相談所
