(3) 課長は、受け付けた行政相談等のうち(1)(2)を除き、行政相談処理票正本及び行政相談処理票副本(様式第2号)にその要旨を記録し、行政相談等を受け付けた日(やむを得ない事情があるときは、その翌日)に主管課の長に送付するものとする。
(4) 主管課の長は、行政相談処理票正本及び副本の送付を受けた日から5日以内に行政相談処理票正本に記入し、課長に返付するものとする。ただし、やむを得ない理由により5日以内に返付ができない場合は、課長にその理由を報告して回答期限の延長を求めるものとする。
(5) 課長は、主管課から回答を得たときは、直ちに行政相談等の申出人に、その処理内容を文書又は口頭により回答するものとする。
(6) 主管課の補佐(相当職を含む。)は、行政相談処理票副本を処理済と未処理に区分して保管し、未処理のものが処理済になったときは、その旨を課長に報告するものとし、課長は必要に応じて現地を確認するものとする。
(7) 課長は、2つ以上の課に属する行政相談等について、必要があると認められる場合は、関係のある課等の長と協議して処理するものとする。
(8) 社会部長は、2つ以上の部に属する行政相談等について、必要があると認められる場合においては、関係のある部の長と協議して処理し、特に重要と認められる場合においては、市長又は助役に報告して指示を受けるものとする。
4 報 告
(1) 課長は行政相談処理票正本が主管課から期限までに返付されない場合(やむを得ない事情がある場合を除く。)においては、その旨を社会部長に報告するものとする。
(2) 課長は毎月10日までに、前月の行政相談等の受付及び処理状況を行政相談処理報告書(様式第3号)により市長に報告するものとする。
5 その他
課長は国及び県に属する行政相談等を受けた場合においては、国及び県の当該事務を担当する出先機関の長に遅滞なく通報し、その処理を依頼するものとする。
(イ) 市政相談における事案の処理と所管外事案の取扱い
市民相談のなかの一般相談(生活相談)は、民事的要素の強い案件であるが、市政相談については、当然、市政に対する苦情・要望・意見が含まれ、これらへの適切、的確な処理が求められる。
しかし、地方都市の場合、市政相談が一般相談に包含され市政相談として統計が取られている場合が少ないこと、また、市政相談としての統計が取られている場合にあっても、取扱件数が少ないことから、事案処理に関する詳細な分析整理等の統計が少ないことなど、今回の調査対象市における全体的な傾向を把握することはできなかったが、市政相談についての処理経過等の検討ができる岡崎市、呉市及び浜松市の市政相談を中心にみた。
予算措置、その他優先順位で「要検討」あるいは「処理不可能」とされる事案も少なからずみられるが、その多くは解決が図られ、あるいは必要な教示等が行われている。
