重要なことは、関係機関等の協力であり、また、定期的、継続的に実施されることである。市町村においても行政や市民生活の多様化に伴い、多面的な相談活動の展開が求められてきている。特に、多くの関係機関の協力を得、また、地域に根ざした相談活動を展開していくためには、各行政機関相互の情報交換や連携・協力体制の在り方が、今後とも益々必要になると言える。
イ. 事案処理の仕組みとその処理状況
(ア) 事案処理の仕組み
事案の処理は、専門相談については、それぞれ弁護士、税理士や各専門相談員によって処理されているが、市民相談室が直接取り扱う市政相談や一般相談については、どのように処理されるのか。ここでは市民相談室が直接取り扱う市政相談、一般相談についてみる。
事案の処理は、大きく分けて、?@相談、照会(問い合わせ)等で簡易なものについては相談係で申出人へ回答、?A事案によっては関係部局へ照会や事情聴取等を行い申出人へ回答、?B相談係が対応しがたい、関係部局でなければ回答が困難なものについては、担当部局へ連絡し、当該担当部局から申出人へ回答を行うなどが、一般的に取られている状況である。なお、事案の受付・処理に当たって事案処理票等の記載が行われている。
岡崎市では、行政相談等の処理に関し、申出事案に係る必要な実地調査の実施、事案処理の回答期限、2以上の部課等に係る事案の処理等に関する、次のような「行政相談等処理要綱」が定められており、参考としてその全文を掲げた。
また、山形市の陳情等の処理要領では、「一般相談は、主として市民個人の身辺に関する相談であり、相談の特殊性を考慮し、即決を原則とする。相談内容が即決しにくい専門的判断を要するものや、各分野にまたがる場合は、本人にその旨を告げ、以後専門相談日の活用や各部課の協力を得ながら、速やかに調査検討を行い、遅くとも15日以内に回答しなければならない」などの規程もみられる。
岡崎市の行政相談等処理要綱
1 目 的
この要綱は、市政に対する市民の行政相談等に対し、迅速で適正な処理をすることにより、民主的行政の確保及び行政に対する信頼の維持向上を図ることを目的とする。
2 調 査
自治課市民相談係において、行政相談等を受け付けたときは、原則として行政相談等の申出人と面接し、その内容を十分聴取して調査を行うものとする。
3 処 理
(1) 社会部自治課長(以下「課長」という。)は実地調査の結果、直ちに処理する必要があると認められるものについては、当該相談
事項を主管する課等(以下「主管課」という。)の長にその処理を依頼し、主管課の長は直ちに処理するものとする。この場合においては、課長は行政相談処理票正本(様式第1号)により、その結果を記録するものである。
(2) 課長は、行政相談等のうち軽易なものについては、主管課の長に口答で依頼して、回答を得ることができるものとする。この場合においては、行政相談処理票正本により、その結果を記録するものとする。
