文書の作成方法は、調査対象業務の半分以上がワープロ・パブコン等を利用して電子化している。
しかし、相手に送付した後の文書の保存方法を見てみると、紙媒体のみ又は電子媒体と紙媒体の両方で保存されている業務がほとんどであり、加えて相手から受け取った後の文書の保存方法を見ても、紙媒体での保存比率が高い。
これは、文書が電子化されたにもかかわらず、制度的、慣習的な問題があるため、電子化文書が有効活用されていない結果となっていると考えられる。
(2)市区町村の調査結果
文書の作成方法は、調査対象業務の半分近くがワープロ・パソコン等を利用して電子化している。
しかし、相手に送付した後の文書の保存方法を見てみると、紙媒体のみで保存されている業務がほとんどであり、加えて相手から受け取った後の文書の保存方法を見ても、紙媒体中心という傾向は、都道府県より強い。
2-7 情報交換にかかる費用
地方公共団体の規模別に、情報交換にかかる費用ほどのくらいか。
(1)都道府県の調査結果
対象業務範囲における情報交換にかかる費用として、年間1千万から2千万円までに集中している。
(2)市区町村の調査結果
政令指定都市においては、4百万から6百万円までである。政令指定都市以外の市区町村の半数以上が5百万円以下であり、その中でも人口10万人以下の市区町村では、2百万円以下に集中している。
2-8 情報交換における重複情報の有無
国や他の地方公共団体との情報交換の中で、重複する情報はあるか、ある場合、どのような内容か。
(1)都道府県の調査結果
情報交換において全調査対象業務の12%が重複する情報があるとしている.理由として、同じ情報内容を異なる相手と交換する場合と、同じ情報内容を異なる手段で複数回、交換している場合があげられている。
(2)市区町村の調査結果
情報交換において全調査対象業務の5%が重複する情報があるとしている。都道府県と同様な理由であるが、加えて、過去に提出済みの情報や公開している情報が求められる場合があるとのことである。
