本会合には、北西太平洋地域の海上警備機関の長官が参加することとなっており、参加者のレベルは、各国とも大臣、次官級の要人であることから、本事業の実施にあたっては、会議の内容はもとより、接遇面においても最大級の配慮をする必要があった。
また、国際会議及び関連の諸行事(開会式、食事会、共同記者会見)を開催できる十分な附属施設、諸設備等を有する適当なホテルの中から、本会合開催日である平成12年12月20日及び21日両日における空き状況について調査した結果、当該期間は12月のクリスマス前の繁忙期にあたるため、空きのある会議場等を有するホテルは極めて限定された。
更に、本会合出席者に対する抗議活動等が懸念されたため、陸上が封鎖された場合等、当庁巡視船艇をして海路から避難させることが容易であるとともに、当庁による自主警備が可能であるホテルを選定する必要があった。
以上のとおり、会議出席者の接遇、各ホテルの空き状況、警備、会議に伴う設備等の諸条件を考慮した結果、当該条件を満たすホテルとして、「ホテル日航東京」を本会合開催場所に決定した。
(5) 会合のサブスタンス
招待状の発出(11月16日付)が送れたため、各国の国別報告書の要約版等の提出も遅れた(締め切り：11月22日)。なお、会合当日までには各参加機関が抱える問題や連携・協力を推進すべき分野及び方向性に関する提案文書が提出された。
6. 会合の状況
(1) 各国長官等来日等
12月19日、各国代表団が来日した。韓国海洋警察庁長一行及びロシア国境警備庁長官一行は国際商用線を利用し成田空港に、また、米国沿岸警備隊長官一行は長官専用機を利用し米軍横田基地にそれぞれ到着した。
出迎えに当たっては、先方が長官であることを考慮し、韓国及びロシアの庁長、長官については警備救難監が、また、米国の長官については国際課長がそれぞれ行った。なお、この他、各国毎に担当リエゾンを指名し、来日から帰国まで、当該リエゾンが代表団にアテンドすることとした(資料3：各国代表団出迎え・見送り要領)。
