5. 開催の準備作業
(1) 招待状
一部の国の海上警備機関に対しては、両機関間の長官級会合等の機会を利用し、本会合の開催について打診した。その後、正式に本会合の開催を通知し、出席を呼びかける内容の長官の親書を、中国公安部副部長、韓国海洋警察庁長、露国境警備庁長官及び米国沿岸警備隊長官に対し、外交ルートにより発出した(資料1：招待状)。
(2) 準備作業体制
招待状発出から本会合開催までの日数が極めて少なかったため、全庁的な体制を整え準備作業を実施した(資料2：作業体制)。
(3) 経費
本会合開催に要する経費については、日本財団からの援助を受けた。以下に海上保安庁と日本財団との主な経費分担を示す。
○海上保安庁負担
・通訳料
・会場の借上げ(付属設備を含む)
・歓迎夕食会
・昼食会
・音楽隊楽器運搬用トラック
○日本財団負担
・各国代表団の宿泊料
・各国代表団の航空運賃
・各国代表団の交通費
・各国代表団の地方視察費(交通費、宿泊費等)
(4) 会場の確保
本会合の会場の選定にあたっては、次の事項を考慮した。
