団体向け口座は、通常2名以上の署名を要します。大切なのは4名の指名された署名者であれば、どの2名であっても小切手を切ることができるシステムにすることです。つまり、グループの主要なメンバーのうち、1名ないし2名がグループを離れてもお金が使えることを意味し、しかも、グループ会計の安全も確保されます。
定期的な銀行明細があれば、手持ちの資金がいくらあるのか、会計がきちんと記録されているのかどうかの両方をチェックする貴重な資料となります。中には当然のこととして毎月明細をくれる銀行もあれば、あなたが必要とする明細項目を特定するように要求する銀行もあります。常に銀行明細と銀行通帳の記録が一致するようにしなければなりません。
＜税金と地域グループ＞
大半の地域グループは、いかなる税金の支払いも考慮する必要はないようです。しかしながら、状況によっては、以下のことがあてはまるかもしれません。
1995年及び1996年に、最低売り上げ高が46,000ポンド越えるグループは、付加価値税の申告が義務づけられています。あなたのグループが付加価値税の申告をしなければならないと思う場合には、地元の税関・消費税局に問い合わせましょう。
あなたのグループが建物あるいは土地を所有している場合には、地元の当局に法人税の支払い義務があるかもしれません。登録した公益団体は法律によって50%の割引を受けます。また、当局の多くは、公益団体の税率が最低限になるように取り計らいます。いずれにせよ、税率の割り引きについて、必ずたずねてみることが大切です。
公益団体として登録されているグループは、資金集めのための寄付申し込みや、定期的な寄付契約について対策を検討しましょう。この場合、寄付してくれた人や会員が支払った税金の還付請求のため、収入を漏れなく正確に記録し、所定の様式の書類に記入し、税務署に申告しなければなりません。
自分達で事務局員などのスタッフを雇っているグループは、税務署に源泉徴収課税実施を登録しなければならないでしょう。
＜グループの資金を使う＞
このガイドブックの中で、この部分が番簡単なように思われるかもしれませんが、お金を使うことはグループにとって大きな問題にもなりかねません。そのようなことを防ぐために考慮すべきことが2点あります。
予算
目的もなく外出して、お金を使うことは避けましょう。何のためにお金が必要なのか考え、用途に応じて計画を立ててください。できれば、1年先まで計画を立てるとよいでしょう。このうちのいくつかの項目はかなり容易に理解できることです。1ヵ月に2日の作業日があれば、1年で24日になります。バンを借りてガソリンを使うと1日に32ポンド、1年で768ポンドかかるのです。さらに重要なことは、年末にはその年の残りの作業日のために、確実にいくらかのお金を手元に残しておかねばならないことです。自動車にかかる全費用に、修理のための臨時出費を予算に組み込むことも忘れてはいけません。
小規模のグループにとって、上記のアドバイスは無関係に思えるかもしれません。「お金が底を尽きそうだったら集めればいいさ。」とよく言いますが、資金が全部なくなると問題が起こるし、心配です。グループの活動計画(参照)を立案する予定ならば、計画の実行にはどれくらいの資金が必要なのかも計算しておかねばなりません。
