出席者
大きな問題の一つは、会員が会議に対してそれぞれ異なった考えを持っていることです。話が長すぎるとか、他の会員を退屈にさせているとか、あるいは会議の進め方がまずいなどと、自ら反省する人は少ないのです。しかし、他の会員は違う見方をしているかもしれません。
会議の進行はとても重要です。会員は何が行われているのかを知るためや、意見を述べるために、あるいは決定を下すために会議に出席するのです。会議を進めるために議長を任命します。議長は必要に応じて議事録や情報を求めることができ、逆に、他の会員が発言できるように、丁寧に断って発言を遮ることもできます。いつも、会議の議長役を努めている会員が、懸案の事項に関して発言したいことがたくさんある場合には、他の誰かにその会議の議長を頼んだほうがよいでしょう。リーダーにとって最も重要なことは、新しいリーダーを育てることです。もし、会議で発言する機会が与えられなければ、会員は責任を負うことを望まないでしょう。
議題
円滑な会議の進行を確実にするもう一つの方法は、明文化した議題を用意することです。たいへん簡便なやり方として、会議の初めに1枚の紙や議事録を回して、話し合いたい議題について出席者に書いてもらいます。議長は書かれた議題に優先順位をつけ、会議が確実に時間通り終了するように、各議案に対して時間設定をします。さらによい会議の進め方として、議題を事前にニュースレターなどで知らせることです。こうすれば、会員は事前に意見をまとめることができます。既にこの方法を実行しているのなら、会議の度に次回の会議の議題やアイデアを出してもらいましょう。議題のフォーマットの見本を以下に示します。
会議の議題(日付、開始及び終了時間、開催場所)
1. 開会の挨拶、出席者
2. 前回会議の議事録-正確だろうか。
3. 前回の会議以降に生じた問題
4. グループの活動報告と承認-リストアップすれば、会員はどの活動について話しているか把握できる。
5. 会計報告
6. その他の事項
7. 次回の会議の日付、時間と場所
議事録
全ての決定事項及び活動事項をきちんと記録し、書記の承認を書き加えます。さらに、議事録のコピーを全ての関係者に送付します。その後に、何らかの変更が生じたら、議事録のシステムが機能しているかどうかに注意して、数カ月後に進展具合を見直さなければなりません。
＜活動計画＞
あなたのグループが能力を発揮するためには、何のためにグループが存在しているのか、どういうことを成し遂げたいのかについて、全員が何らかの理念をもっていなければなりません。グループのために活動計画を立てるということは、少し気が滅入ることに思われるかもしれませんが、実はとても簡単なことです。正式に活動計画を取り決めるか否かにかかわらず、グループの会員に指針を与える上で、以下に述べるような課題について自らに問いかけてみることは重要です。できるだけ多くの会員に参加してもらって、現実的な計画を立ててください。作った計画を数カ月かけて見直し、目標の達成のためにグループがどのように活動に取り組んでいるか照らし合わせてみましょう。このような活動計画があれば、翌年の活動のためにグループがどの程度の資金を必要としているかを見積もることもできます。
活動計画の立案-順を追って
1) どのような現状だろうか?
新たにできたグループでなければ、前年にグループが行った活動をリストアップしてみましょう。プロジェクトには何名のボランティアが参加し、いくらの資金が集まって、いくら使ったのでしょうか?
