●会合への出席の勧誘、講師の経歴、グループ結成の意図を述べた手紙を書き、関心を持ちそうなメンバーや組織に送りましょう。広報用ちらしのコピーも手紙に同封しましょう。
2週間前
●会合ですべきこと(下記の議事進行フォーマット参照）をリストアップして、担当者を決めましょう。一人では対応しきれない仕事もあるので、会合を手伝ってくれる人と議事進行フォーマットについてよく話し合いましょう。
●案内のちらしを商店、大学の掲示板、会合の会場など、できるだけいろんな場所に貼りましょう。
ターゲットにしている聴衆が集まりそうな場所を考えてください。
●地域の新聞やラジオに小さな広告を出しなさい。(「宣伝」の章参照)
●今後も連絡がとれるように、出席者の名前、住所、電話番号を書く用紙を準備しましょう。
1週間前
●講師の出席を確認しましょう。必要に応じ講師との面会場所を手配しましょう。必要な支払いや出費を明確にし、会場への地図と会合の詳細を講師に送りましょう。
●会場に問題がないかどうか調べましょう。
●飲み物を決め、必要なものを買いましょう。
●他のグループの主なところに連絡をとり、会合のことを再度確認してもらいましょう。
●会合の司会者、つまり、講師を紹介したり、飲み物やトイレの場所を知らせたり、謝辞を述べたりする人を決めましょう。地域グループの今後の活動について話すのは、恐らくコーディネーターが適任でしょう。以上のことを、あらかじめきちんと決めておきましょう。
当日の夜
滞りなく会合が進行するように、余裕を持って以下のことを行います。
●会場には1時間前に到着して、次のことを行ってください。
照明、暖房、そしてスライドを使用する場合には窓やカーテンも調べる。
十分な数のいすが出ているかどうかを確認する。
スライドプロジェクターやマイクをはじめとする、使用予定の電気器具の動作確認をする。
やかんや紅茶沸かし等、台所と給湯設備が使える状態か確認する。
●到着した出席者を出迎える担当者を決める。
●講師を出迎え、講師の希望に応じて飲み物を出す準備ができているかどうか確認する。あなたがコーディネーターで、講師がBTCV関係者の場合には、グループ発足段階ですべきことについて話せる絶好のチャンスだ。
出席者の到着まで
●出席者が手にとって見ることができるように、チラシやその他の配布物をいすの上に置いておく。
●水差しと十分な数のグラスを講師のテーブルに置いておく。
●出席者が退場する際にいつでも寄付ができるように箱を用意する。集まったお金の管理責任者を確認する。
●スライドを使用する際に、照明の点滅がすぐにできるように担当者を配置する。
