●出席者の名前と連絡先を書く紙を、いつでも回せるようにしておく。
●議事進行の担当者は、議事進行を記したメモの場所を確認する。
会合の議事進行フォーマット
8：00 開会の挨拶および講師紹介
8：10 講演
8：40 講演に関する質疑応答
8：55 主催者による説明-グループの予定している活動の説明。第1回目のプロジェクトおよび次回の会合の概略を説明ができるのが理想的だ。
9：05 質疑応答
9：15 閉会の挨拶。出席者にプロジェクトヘの参加を呼びかける。席者に飲み物を勧め、講師に礼を述べる。
9：20 ドリンクサービス(紅茶/コーヒーとビスケットの組み合わせが適当)
出席者の退場時に出席者名簿を回収、必要ならば会費を集める。
9：40 会場清掃。可能ならば、中心グループや熱心な新メンバーと話す時間に当てる。
＜グループが成功するには＞
グループが成功するには、実際のプロジェクトを遂行したり、身近な環境保全活動やグループの方向性を話し合うのに十分な数のメンバーが必要です。
●人(メンバー)
●作業
●会合
つい、あなたのグループの実状を忘れがちになり、特にやるべきことが山積みしている場合には、そうなりやすいものです。コーディネーターは忙しすぎて、ついつい次回のプロジェクトにかかりっきりになり、その結果、新メンバーへのアドバイスやサポートを怠ることになります。コーディネーターが会合の円滑な運営で多忙なのは、言い換えれば、グループが会合に時間を割きすぎて、野外での作業やメンバー間の親交を深めるために十分な時間をとっていないということです。
人間関係がうまくいってこそ、グループは成功するのです。人はグループに参加するか否かを決めてから、そのための時間を割きます。メンバーが都合のいい時に参加する形式だと、メンバーが集まらなければグループが活動できなくなります。新人ボランティア勧誘に多くの時間と労力が費やされがちですが、グループが成功し、より大きくなるには、ボランティア勧誘にかけているのと同じくらいの時間と労力を費やして、既存のメンバーがグループに参加していることに喜びを見いだすようにしなければなりません。
