会合を行う理由を明確にする
会合の主な目的は何でしょうか。グループを結成するためか、ボランティアを集めるためか、資金集めのためか、あるいは作業対象を探すためなのか。会合で決定したいことを決めましょう。常にこのことを念頭に置いておけば、会合が方向を見失うことはありません。
講師を招く
人々は何が行われようとしているのかを知るために、会合に参加するのです。良い講演者は人集めの助けとなります。BTCVは、いつでも講師を紹介しており、スライド使って、環境保全のための現場作業が、環境改善にとっていかに重要な役割果たしているかを説明できるようにしています。また、BTCVは展示用の資料も用意しています。
会合日の設定
講師が来れるかどうか、会合日が同一地域の似たようなの催し物と重なっていないか、直接関係部署に問い合わせて確認しましょう。支援者がうまくいっているかどうか、予定会場が空いているかどうか、そして、講演料の支払いが可能かを確かめてください。
最適な会場を選ぶ
交通が便利で容易に足を運べ、安全な駐車場や駐輪場が完備しており、身体障害者用の設備の整った快適な会場を探しましょう。どれくらいの人を集めたいのか考えてください。少なくとも20〜30人が腰掛けられるようにしましょう。既存のグループに問い合わせれば、会合向けの最適な会場についてアドバイスしてくれるでしょう。予約する前に、実際に会場を訪問するのがベストです。台所や飲み物を準備できる場所のある会場を探しましょう。スライドやビデオを使う際に会場を暗くできるかどうか、電球の予備があるかどうか調べておきましょう。また、電気メーターは硬貨投入式であるかを確かめ、十分な硬貨を用意できるように手配しておきましょう。
費用を見積もる
会合の部屋、ポスター、切手、紅茶やコーヒーなど必要なものをリストアップしてください。当日の夜に入場料を集めるようにしましよう。但し、有名な講師で、講演料を負担しなければならない時以外は、入場料を集めるのは避けましょう。他の地域グループに、10ポンド程度の寄付をお願いすることも考えてみてください。BTCVは運営にも使える結成補助金を助成しますので、事前に問い合わせてください。
4週間前
●会合の時間配分を決めます。開始時間を取り決めましょう。午後8時前だと、幼い子供を寝かしつけるために出席できない人もいます。しかし、8時以降の開始のために終了が遅くなった場合、公共の交通機関に間に合うかどうかも考慮しなければなりません。会合の日時は見込まれる参加予定者に応じて変える方がよいでしょう。例えば、家族向けだったら土曜日の午後が適当です。会合の後、近くのパブに懇談に行くのはいいことですが、パブへ行くのを好まない人や、仲間はずれにされたと感じる人がいる可能性があることも念頭においておかねばなりません。その対応として、会場内でのコーヒーサービスが適当でしょう。
●講師に書面で依頼する。
●会場の予約を確認する。遅くとも開始時間の1時間前から会場を使用できるように予約すれば、会場設営の時間が確保できます。また、会合終了予定時間の、少なくとも30分後まで会場を予約しておかねばなりません。忘れずに台所の使用許可もとっておきましょう。そして、スライドを使う予定ならば、会場が暗くできるかどうかも確認しておきます。
●講師がいる場合でも、BTCVに問い合わせてどんな展示資料が入手できるか調べましょう。展示資料の運搬方法も確認します。他の野生生物グループや環境保全グループも、貸し出し用の展示資料を持っているかもしれません。
●広報用ちらし広告を作成します。(チラシやポスターに関するアドバイスは、「宣伝」の章を参照)チラシには人の注意を引くような作業プログラムを盛り込んでください。単に理念や考えを記載するよりも、イベントや活動を売り込む方が効果的です。
