7.4　購買

7.4.1　購買プロセス

　組織は、規定された購買要求事項に、購買製品が適合することを確実にすること。供給者及び購買した製品に対する管理の方式と程度は、購買製品が、その後の製品実現のプロセス又は最終製品に及ぼす影響に応じて定めること。

　組織は、供給者が組織の要求事項に従って製品を供給する能力を判断の根拠として、供給者を評価し、選定すること。選定、評価及び再評価の基準を定めること。評価の結果の記録及び評価によって必要とされた処置があればその記録を維持すること(4.2.4参照)。

7.4.2　購買情報

　購買情報では購買製品に関する情報を明確にし、必要な場合には、次の事項のうち該当する事項を含めること。

　組織は、供給者に伝達する前に、規定した購買要求事項が妥当であることを確実にすること。

7.4.3購買製品の検証

　組織は、購買製品が、規定した購買要求事項を満たしていることを確実にするために、必要な検査又はその他の活動を定めて、実施すること。

　組織又はその顧客が、供給者先で検証を実施することにした場合には、組織は、その検証の要領及び購買製品のリリース(出荷許可)の方法を購買情報の中に明確にすること。

◇購買・外注業者評価管理制度の有無と、運用

　3分の2の企業で制度が無い状況が浮かび上がった。これは、長年の関係から不要ということなのか、または評価する余裕がないのかは不明であるが、業者側と適正な関係を保つ上では必要となる制度ではないだろうか。

◇購買・外注業者契約管理制度の有無と、運用

　これも3分の2近くの企業で制度が無い状況が浮かび上がった。発注側という強い立場であることは分かるが、契約はトラブルが発生した場合の拠り所でもあり、リスク対応の面で必要な制度であろう。

◇購買・外注成果検証制度の有無と、運用

　また、これも3分の2近くの企業で制度が無い状況が浮かび上がった。信頼関係から行わないこともあろうが、依頼したままチェックもしないというのは危険ではなかろうか。やはり導入が望まれる。

　

解説

(1)外部から物品やサービスを購入したり、仕様書で製造させたりする活動を「購買」と呼ぶが、実は「購買」という行為の定義や捉え方、それ以上に契約にまつわる責任範囲も一定していない。以下に調査表を示し、当書内で扱う場合の当書なりの仮定義及び名称を以下に記述する。この機に是非検討されたい。

　

(2)4業種に「購買」等を適用すると、以下の内容になるであろう。

　

(3)「購買プロセス」は全体としては、一般的に最低限次のような体系は必要であろう。(但し「管理」は除く)

(4)上記のプロセスの中で重要なのは、「評価」であり、購買・外注先に対して適切な評価を行うことが、購入する購買製品・サービスの品質向上につながるであろう。また、この評価制度が機能すれば、その購買・外注先の品質能力が高く、引いてはその供給品質の信頼性が高いということにもつながり、当該購買製品・サービスに対する「検証」の程度を軽減する可能性もある。

(5)上記(4)は、能力も高く対象となる購買・外注業者が潤沢に選択できる場合の話である。(かなりの業態では理想論に聞こえるだろうが)適宜、無理なく運用することも肝要であろう。

(6)さて、プロセスの最初にある「評価」に関して、管理概要を以下に示す。

　

(7)次に、「選定」に関して、管理概要を以下に示す。

(8)「発注」は通常言われている内容のことであり言及するほどのことではないが、その(発注先への)提示「内容」における仕様内容は、「7.4.2購買情報」として記述する。

(9)「管理」は、必要な場合に適切な方式を設定する。この場合は、その対象となる購買・外注先の技術及び管理レベルに応分して設定することが良い。尚、「検証」は「7.4.3購買製品の検証」に詳述する。

(1)前述の通り、「購買情報」は、選定した購買先・外注先に対して「発注」する時に提出する「購買製品・サービス」に関する「仕様」情報を指す。以下に規格の要求内容を解説する。

(2)この内容は購買・外注先(規格では「供給者」と称してる)に伝達する前に、規定購買要求事項の妥当性を確認することを求めているが、これは通常の統制上の承認時の確認で行われていることである。

(1)「購買製品の検証」は、その検証対象が異なるだけで、「8.2.4製品の監視及び測定」中の本書で規定した「検査」で解説した内容に準拠して、その検証プロセスを構築すれば良い。

(2)「購買製品の検証」実施後の“物品の保管”に関して、手順化を忘れる事例も多いので注意する。