電子的な手段による文書管理システムの構築を一気に進めることはトップダウン的な手法で行う場合を除き困難が予想される。ボトムアップ的な導入を図る場合には段階的に整備を行うこととなるであろう。その場合には、現在の自組織の情報化の進展に応じた情報化計画の策定、情報化費用の予算措置を行う上で必要となる情報化効果の予測・評価、事前準備としての全庁的な情報化推進体制の整備や計画的な人材育成など、情報通信技術の成果が十分に発揮できるシステム構築を段階的に進めていく必要があると思われる。
3 情報公開に対応した文書管理システムの検討
地方公共団体では、庁内LANシステムやパーソナル・コンピュータなどの普及に伴い、行政事務における文書の電子化が急速に進展している。しかし、電子文書を含めた行政文書を組織的・体系的に管理することが労力のかかる作業になっており、更に情報公開制度に的確に対応していくために、文書の適正な管理とともに、住民からの開示請求に対して膨大な行政情報の中から迅速かつ正確に該当文書を特定できる仕組みが求められる状況にある。
適正な文書管理と情報公開への対応を図る具体的な方策として、情報システムの活用が考えられる。電子文書のライフサイクルを通ずる文書管理システムを構築し、行政事務の効率化を図るとともに、保存文書の的確な管理と流通を促す仕組みとして、「(2)情報公開に対応した文書管理システムに求められる機能」の「イ」にて後述する「行政文書ファイル管理簿」及び文書のデータベース化を図る文書管理システムの構築が有用な方策となると思われる。
この文書管理システムのイメージは、図-6のとおりである。
本項では、地方公共団体における情報公開に対応した文書管理システムの検討を行う。
