「地方公共団体における行政情報化の推進に関する調査研究会報告書について」(平成11年5月28日自治大臣官房情報政策室)によると、「地方公共団体が当面取り組むべき行政情報化の具体的施策」で、導入が望ましい庁内アプリケーションとして電子的な手段による「文書管理システム」が例示され、また、住民サービス向上のためのシステムとして「インターネットを活用した行政情報提供システム」「各種申請・届出事務手続の電子化・簡素化」「各種データベースを有効活用するためのクリアリング・ハウス(情報の所在案内システム)」などが例示されている。また、セキュリティの確保と個人情報保護対策についても所要の対策を講ずるべきものとしている。
今後、行政内部の情報化と住民サービス向上のための情報化を相互に補完的かつ一体的なものとして運用することにより、住民サービスの一層の向上を図ることが可能になる。そのためには、行政事務の中で重要な部分を占める文書事務作業を総合的にカバーするために、電子的な文書管理システムを導入・構築し、これを中核として関連する各種情報システムと連携し、住民サービスの向上を図ることを目的とする「広義の文書管理のためのシステム」が不可欠である。
2 文書管理の現状と課題
文書のライフサイクルは「文書の発生」「文書の流通」「文書の保管・保存」「文書の廃棄」の4つに大きく分類できる。これらの分類や文書の事務処理を構成する要素の名称や手続内容は、地方公共団体によって異っており、各地方公共団体に固有の個別事情や実際の現場で導入可能な手法・技術などの相違、あるいは、個々の文書事務の特徴などに応じて、その管理手法も異なっているが、大まかな概念を示すと、図-2及び表-1のように整理することが可能である。
