3]のホームページは、A4判紙換算で約2,000頁分の情報量があるが、その多くを職員が作成している。そのために、鮮度の高い情報を提供できるようになり、いまや毎月50万件を越えるアクセスがある。
4]の財務会計システムは、事業別予算管理を行うとともに、電子決裁を採用し、管理職が支出命令書をパソコンで決裁しないと支出が出来ない仕組みとした。同時に、専決規程などを見直し、コスト意識の涵養と事務の簡素化を心掛けた。
5]の公文書管理データベース・システムは、庁内の決裁文書はすべてパソコンで作成し、パソコンで決裁を行い、決裁後はデータベースに蓄積、管理するシステムで、決裁後の文書は原則として庁内で共有する(誰でもアクセス出来る)。
これらの情報システムを導入することにより、徹底的な事務の効率化と同時に情報の共有化を進めてきた。情報共有の効果は、庁内の情報伝達の時差、温度差の解消である。瞬時に、全職員に対して情報が伝達されることで、情報の鮮度が保たれるとともに、組織のフラット化を促進する効果がある。
もう一つの効果は、事務の標準化である。部ごと課ごとに異なるやり方をしていた事務が標準化する。また、職員のスキルアップも期待できる。周りが見えるようになることで、自然と競争意識が働くのである。
(3)今後の展開
・各種申請書の電子化を手始めに、行政手続きの電子化を進め、ワンストップ、ノンストップ・サービスの実現を目指したい。また、既に一部実施している契約手続きの電子化を進め、インターネットによる入札を実現する。
・全庁統合型地理情報システムの整備に着手しており、都市情報の統合的管理運用を進めるとともに、インターネットにより市民、市内企業などとの共同利用も図る。
・公文書管理データベースにより電子化された公文書を、インターネットにより公開する方法を検討する。また、データベースを活用して、これまで見えなかった情報の相関関係などを探索し、データの中からナレッジ(知恵)を抽出する道具として活用を進める。
