“The Special Envoy/Representative of the United Nations High Commissioner for Refugees in (国名) presents his/her compliments to... and (〜に敬意を表すると共に = あいさつのきまり文句) has the honour to...”または“The Branch Office of the United Nations High Commissioner for Refugees in (国名) presents its compliments to ... and has the honour to ...”
ii. 称号は、少なくとも書き出しと結びの両段落では省略せずに書く。国の名称は略さず正確に書く(Kingdom of ...、Republic of ...、Democratic Republic of...など)。2
iii. 口上書の結びは常に同じにする。“The (代表/特使) of the United Nations High Commissioner for Refugees in (国名) avails him/herself of this opportunity to express (renew) to ... the assurances of his/her highest consideration.” またはしかるべき場合は、“The Branch Office ...”など。
iv. 口上書には署名を入れない。タイプした日付の上に事務所印を押し、口上書を送ることの責任を負う者が自分のイニシャルを押印の内側に記入する。代表または特使、および代理人は、イニシャルまたは署名を外務省の儀典局に登録しなければならない場合がある。
v. 場所と日付は、最終ページの右下隅に記入する。口上書に住所は入れない。
vi. 口上書の本文はシングルスペースにし、段落間はダブルスペースにする。
68. 正式書簡と口上書には、第1ページの左上にできるだけ簡潔に整理番号を記入してもよい。
69. 口上書には常に口上書で回答し、正式書簡には正式書簡で答える。上記の口上書の使用に関する制限以外には、UNHCRが先にやりとりを開始する際にどちらの形式をつかうかについての明確なルールはない。一般に、口上書は簡単な情報を伝え、儀典局との日常的な情報交換の通常の形態として、例えば救援物資の通関を求めたり、国際職員の到着を知らせる場合に用いられる。政府高官との重要な会合や、特に協議済みの大きな問題に言及する場合は、通常、正式書簡を利用する。正式書簡のほうが、通常、口上書よりも早く担当官に到達する。
70. 特定のテーマ(政策、実施した行動、意図など)についてUNHCRの立場を説明しなければならない場合は、三人称による覚え書き(aide-memoire)の形をとることがある。覚書には名宛て人がなく、ただ“Aide-Memoire”と見出しを付け、その下に表題をおく。同じ目的に利用されるものに、「国連難民高等弁務官事務所メモ(Note by the Office of the United Nations High Commissioner for Refugees)」があるが、この記述が表題の下にくるという小さな違いがある。通常、覚え書きは、政府省庁または部局、大使館または外交団に情報を伝えるために使用される。それほど正式なものでなかったり、広く配布される場合には、上記の「事務所メモ」が適当かもしれない。
71. 以上4種類の通信はすべて、UNHCRのレターヘッドが付いた便箋と封筒を使用する。
2 以下の文書は、有用な手引きである。Terminology, Country Names, United Nations Bulletin No.347 (ST/CS/ SER.F/347/Rev.1)
