(2) グループウェアの機能
グループウェアは、製品により機能は大幅に異なるが、大まかには以下のように整理できる。
1] 電子メール機能
電子メールを交換する機能であるが、一般のアプリケーションと異なり、部署単位での送信や開封の確認等、組織内での運用に適した機能が付加されているものが多い。行政事務における個人単位での電子的な連絡、比較的急を要する連絡には必須な機能である。
2] 電子伝言板機能
サーバ上に、階層的にメッセージや連絡等の文書データを蓄積・表示する機能であり、「総務部からのお知らせ(職員全員宛)」「課内の連絡(課職員宛)」等、特定のグループ内の全員に情報を伝達することが可能となる。個人単位での連絡には適さないが、いつでも容易に確認できるため、電子メールの整理が悪い職員でも、情報を確認することが容易である。また、電子的な意見収集に適している。
3] 電子会議機能
グループウェア・ソフトにより大幅に機能が異なるが、簡素なチャット機能を利用したものからテレビ電話的な機能を持つものまで多彩である。
4] 電子キャビネット機能
文書を共有するための格納機能であり、全文検索等、手軽に文書を探し出す機能を有する。行政文書の電子化及び共有というグループウェアの核となる機能である。
5] テンプレート機能
起案文書等のひな型を蓄積・提供する機能である。
6] スケジュール管理機能
各自のスケジュールを記入することにより、課内の職員のスケジュールを確認し、会議の予定を組んだり、部局長等、役職者の予定を確認する等が可能となる。ただし、各自がこまめに記入を行わないと機能しないため、周知徹底が必要となる。
7] ワークフロー機能
製品によって異なるが、それぞれの機能を組み合わせ、文書を回覧したり、日付や時間をパラメータとして自動的に処理を行うようなワークフローを設定できる機能である。
