(3) リエンジニアリングへの適用可能性
リエンジニアリングを行う場合、業務体系の根本的な改革、すなわち組織の統廃合、決裁権限の見直しや廃止、既存の行政情報システムの連携や統合等に併せ、グループウェアによる情報共有、電子メール・電子掲示板によるコミュニケーション支援等の機能を組み合わせることにより、飛躍的な効果が得られることとなる。
グループウェアにおいて、特に近年、充実が図られている機能として、「ワークフロー機能」が挙げられる。これは、ユーザ側で業務の流れを設定することにより、その流れに沿って文書の自動回覧や電子決裁が行える機能であり、製品によっては複雑なワークフローを組み込めるものもある。
ワークフロー機能のメリットは、ユーザ側でのワークフローの設定の追加：変更が容易であるため、ユーザ側で業務改革提案を策定し、試行するという、ユーザの発案によるリエンジニアリングを行いやすいという点である。また、業務の流れを組み込んでおくことにより、業務体系の変更や人事異動により担当者の交代があっても、業務や決裁の流れに関する情報をグループウェアから引き出せるというメリットもある。
ただし、グループウェアは市販パッケージとして多数の製品が販売されており、ワークフロー機能についても、簡易的なものから複雑な組み込みも可能なものまで多様であり、操作性に関しても大きな差がある。職員の情報リテラシーや既存の行政情報システムとの接続性、ユーザの規模等の観点から、製品の選択について充分、検討する必要がある。
