4-3 グループウェア
岐阜県の事例にもある通り、グループウェアについては、国や地方公共団体において職員の情報リテラシーの差に関わらず各種のアプリケーションや容易に利用できる環境として、導入・活用されている事例が見られる。
(1) 概要
行政機関におけるパソコン、LANの整備により、行政文書の電子化や電子メール等のコミュニケーション・ツールの導入が進みつつあるが、そこで生成される文書や施策策定等に活用されるべき有用な情報は、必ずしも職員が共有できるとは限らない。むしろ、資料やデータファイルが埋もれてしまい、異なった部署で同じ資料やデータが作成される例もある(ボランティア情報を生涯学習担当課と福祉担当課が重複作成する等)。
このような問題を解消し、情報を必要な部署で共有するとともに、職員間のコミュニケーション機能を高め、行政事務を効率的に進める支援を行うシステムであるグループウェアが省庁や地方自治体に導入される事例が増えている。
しかし、LANが整備されていなければ部署間の情報共有やコミュニケーションは不可能であり、また部署に1〜2台しかパソコンが設置されていなければ、グループウェアを使用するために順番待ちをすることとなるため、業務の効率化は困難となる。グループウェアの導入及び活用による行政事務の効率化には庁内LAN及び一人一台のパソコンの整備が必須であり、近年の省庁や地方自治体における情報基盤の整備の推進がこれを可能としているものである。
