また文書の共有・発信など、内部的な情報の流れが速くなることによって待ち時間が減り、時間的な効率化が図られている。特に電子メールについては、一斉発信及び開封確認という機能により、伝達の効率化・確実性向上という点で明確に効果が現れている。
このような効果は、関係機関を含めたネットワークの整備及びパソコン一人1台という情報通信基盤の整備及び職員全員がパソコンを利用するという環境が前提となっており、戦略的方針に基づきトップダウン的に実施されたことが、効果を上げることができた要因と言える。
〇電子掲示板については、運用前に予期しなかった機能を発揮している。もともと、行事や連絡事項を登録し、広報するという掲示板機能を目的としていたが、掲示板タイトルの階層化構造を利用して、職員がカテゴリ別のデータベースとして活用している。具体的には、特定の部署や施策、テーマ毎に階層を作り、連絡や意見交換、データファイルの添付等を行うことにより、情報やデータの共有が可能となっている。
これは、簡単な操作で統計情報などが検索・利用できる他、単なるファイルの共有と異なり、ファイルを開けてみなくても掲示板上の説明文によりファイルの内容や使い方が分かるといったユーザフレンドリーさが利用の推進につながったと想定される。
〇上記の例に見られるように、インタフェースの分かりやすさや情報の使いやすさは、パソコンの初心者も含めた行政情報システムの利用推進に寄与しており、その観点では、使いやすいシステムを導入し、まず全ての職員に使わせてみることが重要と想定される。ただし、岐阜県では、ヘビーユーザと初心者の行政情報システムに対する意識の差は明確であり、各種の研修を実施して差を縮める努力をしている。また、各所属に設置したPCリーダーが、所属内での情報化の推進役として、職員の情報リテラシーの底上げを図っている。
〇パソコンが一人1台になろうとしている現在、システム管理者の負担が急増している。特に、ユーザがフリーソフトや市販ソフトを幾つもインストールしている場合、障害の原因を解明することが困難であるため、初期化・再インストールで対応しているケースが多くなり、業務量増加に拍車をかけている。このため、特定の職員に業務が集中しないように、リテラシーの底上げを通じて全体の向上を図っていく必要がある。
