(4) 情報交換手段の実態調査
地方公共団体と国及び他の地方公共団体との情報交換手段(「情報」=「自治省関係所管行政事務において、他の行政機関と交換される公文書、事務書類、簡易的照会、伝達、回答等の定型・非定型的な情報」)の実態に関し、どの相手とどのような手段で情報を交換しているかについて調査を行っている。主な調査結果は以下の通りである。
1] 情報交換の相手
都道府県の場合、情報交換相手の半数が市区町村であり、国及び国の出先機関との交換は少ないが、「財務管理」に限れば3割程度に達する。交換される情報の属性は迅速性と簡易性の比率が高いが、「財務管理」における情報属性は機密性の比率が高いという結果が出ている。また、市区町村の場合、情報交換の比率が高い機関は同一都道府県内の市区町村であり、他都道府県内市区町村と合わせた対市区町村を相手とする比率は、半数以上を占める。国及び国の出先機関は、交換相手としての比率は低いが、政令指定都市においては、国との直接交換の比率はその他の市区町村より大幅に高い。情報属性では、交換総数が多い「異動処理」のために、機密性が高くなっている。
2] 文書の作成・保存の方法
情報交換される文書の作成方法、相手に送付した後の文書の保存方法、相手から受け取った後の文書の保存方法については、都道府県、市区町村とも、文書の作成方法は調査対象業務の半分以上がワープロ・パソコン等を利用している。しかし、相手に送付した後の文書の保存方法は、紙媒体のみまたは電子媒体と紙媒体の両方で保存されている業務がほとんどである。
3] 対外接続ネットワークの利用状況
対外接続ネットワークを構築済又は構築中である地方公共団体は、道府県で87%、政令指定都市は全団体、市区は56%、町村は47%となっている。接続先については、政令指定都市では、一般市民・民間企業との接続が70%、国の機関との接続が50%、地方公共団体との接続が40%であるのに対し、市区においては、地方公共団体との接続が40%弱、一般市民・民間企業の22%、町村では、地方公共団体が36%、一般市民・民間企業が10%弱、国の機関との接続はまったく行われていない等、特性により明確な違いが現れている。
