2]　情報共有・伝達支援への活用

平成10年3月、省庁間電子文書交換システム等における省庁間利用を踏まえた電子公文書の標準化を図るため、行政情報システム各省庁連絡会議により、電子公文書の文書型定義(DTD)の統一的な仕様が示されている。また、本連絡会議では、各省庁における「平成11年度における行政情報化の取組の考え方」として、「情報通信技術の活用による事務・事業の簡素化・効率化及び行政運営の高度化」として「個別業務のシステム化、機能の高度化及びシステム間の連携」、「文書管理・流通のシステム化」、「情報共有の推進」、「LAN等情報通信基盤の活用による業務の効率化・高度化」、「民間へのアウトソーシング等」に関し、考え方を示している。

また、国や地方公共団体では、文書の電子化やグループウェアによる情報共有・コミュニケーション支援機能の整備が進められている。特に、グループウェアは、組織の縦割り構造により生じる重複した資料の作成や情報伝達の阻害といった問題を解消する有用な汎用アプリケーション・システムとして期待される。電子決裁の機能を追加できるグループウェアでは、重要性が低い決裁の廃止、決裁権限の引き下げ等の改善と合わせて導入することにより、高い効果が得られることが期待される。

　

図1-11　行政業務の情報システムによる支援

　

3]　業務システムの構築

国や地方公共団体における導入効果が高い業務システムの構築事例としては、予算の積み上げを行う業務システムが挙げられる。これは、各担当課で予算を作成・入力したデータを自動的に積み上げ、部局での予算編成業務を支援するシステムで、部局のデータはさらに集計され、財務担当が利用することもできる。このようなシステムは、担当者が予算を書類で提出し、予算編成担当者がパソコンで集計するような方式と比較すると、迅速性(書類作成、提出、入力等の時間の省略)、正確性(受け取った書類の処理ミスやデータの入力ミス、書類の修正を重ねた際のバージョンの混乱等の省略)等の面で飛躍的な改善が期待できる。

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