庁内のGIS業務の運用ルールや共用データ項目等を実際に議論しながら決定していく機関として、GIS運用委員会を設置し、適宜開催する必要がでてくる。この委員会の構成員としては、庁内横断的な関連部署の業務責任者が妥当であろうが、必要に応じて適宜集まり、効率的で計画的なGISの導入について議論していける仕組みを作ることは重要である。この委員会の運用などは、GIS調整機関が担当することになるが、この調整機関として、庁内の情報企画・管理部門がその任に当たっている例が多い。図表4-7は、調整機関が果たすべき主な役割を示している。

図表4-7　GIS調整機関の役割(例)

　

4-2-3　庁内GISデータの相互利用推進の仕組み

　

庁内GISデータの相互利用の推進、重複データ作成の防止などの仕組みを構築しておくことは、全庁型のGISにおける目的を達成するための重要な方策である。ある業務で自部署にない地図データによる分析が必要になった場合、まずそのデータが庁内に自治体の資産として既に構築されているか否かについて簡単に調べられる仕組み作りは、全庁型GISを目指す自治体が取り組むべき大きな課題の一つとなる。

また、その地図データが、どのような形式で、どの位の頻度で更新され、どの部署により管轄され、どこまで参照する事が許されているのか等(メタデータで管理される項目)について簡単に検索し、取り込む仕組みが出来ていれば、面倒な手続きを強要することなく、庁内の価値ある資源を最大限に有効活用できるのである。この仕組みを提供しているのが、クリアリングハウスの機能である。この機能でユーザーが検索時に参照する地図データの属性情報をメタデータと呼ぶ。

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