４−２ ファイルとデータ
このモデルシステムを実現するために必要なファイルやデータ項目は、埼玉県から提示された資料やヒアリング結果を基に、アプリケーションの機能と照らし合わせて整理した。
なお、それぞれのファイルとデータ項目の概要は次のとおりである。
?@施設テーブルファイル
施設の名称などを管理するファイルである。
なお、施設は「大分類」「中分類」「小分類」の３つに分類されるため、それぞれの分類ごとにファイルを分割して、施設名称をコードで管理する。「小分類」には、個々の施設が登録され、さらに、Webブラウザ上での表示期間などの情報も持たせる。
このファイルは、システムの運用開始以前に準備しておく必要があり、施設が増えたときなどは、施設を追加登録する必要がある。
?A職員テーブルファイル
職員を特定するためのファイルで、職員番号と暗証番号を管理している。
このファイルは、システムの運用開始以前に準備しておく必要があり、職員の異動などにより、メンテナンスをする必要がある。
?B抽選結果ファイル
申し込みを行った施設の抽選結果を登録するファイルである。
職員は、このファイルをWebブラウザから参照することで、申し込んだ施設の当落結果を閲覧する。このファイルは、担当課が抽選処理を行ったときに、その当落の結果がファイルに書き込まれる。
?C申し込み状況ファイル
職員が施設の予約を行ったときの、予約情報を登録するファイルである。職員は、このファイルをWebブラウザから参照することで、施設の込み具合や、本人が申し込みを行っている施設を確認できる。
このファイルは、職員が施設予約を行ったときに、データが書き込まれる。
?D抽選が発生しない施設の利用状況ファイル
抽選を必要としない施設（申し込み期間が過ぎても定員に達していない施設の追加募集を含む）の予約を行ったときの、予約情報を登録するファイルである。
このファイルは、担当課が職員からの利用申請を受けて施設予約を行ったときに、データが書き込まれる。
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