３−２ コンテンツ管理
イントラネット上のコンテンツには、データベースや各種アプリケーションなどがある。
まず、庁内共通のデータベースについては、導入時に、各部門のニーズを把握した上でデータベース項目を決定し、全庁的に活用できるように配慮する。データベース項目の更新者と更新時期は、その性質により異なると思われるが、システム管理者は、更新者や更新内容の管理を行い、定期的な更新では補いきれない部分は随時更新できるよう取り計らうなどして、常に新しい情報を提供する体制を維持することが大切である。なお、共通データベースは、イントラネットの各部門への普及・浸透にあわせて、データベース項目の種類・内容を充実させていくことが望ましい。
なお、掲示板の内容など、全職員の利用頻度が高いコンテンツについては、庁内における管理の統一性や、投稿者や利用者の利便性などにも配慮する必要があることから、システム管理者と部門管理者が連携して利用管理を行う。
また、特定の部門のサーバにあるデータベースをイントラネットに公開する場合には、担当する部門管理者が更新者と更新時期の管理を行い、適宜システム管理者と調整をする。
各種アプリケーションの運用管理と利用管理は、導入主体の管理者が行うことになる。つまり、全庁的に使用するアプリケーションについてはシステム管理者、部門ごとに導入するアプリケーションについては部門管理者がそれぞれ担当する。
３−３ 利用状況の把握
イントラネットの利用状況を把握することは、ネットワークの利用環境の改善や、コンテンツの充実を図るために不可欠であり、管理者の重要な仕事の一つでもある。
なかでも、アプリケーションの使い勝手やデータベースの項目など利用者のニーズに関することは、アプリケーションの改良や新規導入する際に、大いに利用できる情報であり、さらに、利用分野拡大のためにも不可欠である。
よって、部門管理者は、利用者からのニーズを適宜吸い上げ、システム管理者は、利用者や部門管理者ヘアンケートやヒアリングを行うなどして、利用者全体のニーズの把握に努める。
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