行政相談委員による行政相談懇談会の実施状況をみると、多くの場合、市町村の幹部や担当職員が懇談会に参加しており、なかには町長の参加を得て実施されている懇談会もみられる。また、行政相談懇談会の開催そのものが市町村と行政相談委員の共催という方式が取られているものもみられる。
定例・巡回相談の場合と同様、地元市町村の相談担当部局との緊密な連携が取られ実施されており、市町村担当部局との事前の調整等が会議の開催や運営に当たって大切なポイントとなっている。
行政相談懇談会をどのような方法で開催することが最も効果的か、また、継続的、計画的に実施していくためにはどのような方法が望ましいのか、今回の相談活動事例報告の中にも、これら問題への取組が、次のように報告されている。
?@ 行政相談懇談会の開催方法への取組
・ 町内会長会や各種団体等の会合の場を活用した懇談会の開催
・ 委員が所属し参画している各種会合を利用した懇談会の実施
・ 高齢者教室を利用した懇談会の実施
・ 各種相談委員と合同した懇談会の開催
なお、町村部では、
・ 近隣の数町村の行政相談委員が中心となり関係町村も参加した合同行政相談懇談会の開催事例(静岡県松崎町等3町村)もみられる。
?A 地域での継続的、計画的な懇談会開催への努力
・ 各種団体等の協力を得、校区毎に行う懇談会
・ 地元町村の相談担当部局等の協力を得た計画的な懇談会対象団体の選定
・ 婦人会や老人クラブ等の役員・代表者の会合から一般会員を対象とする懇談会への広がり
?B また、個々の懇談会の運営に当たって
・ 参加者の利便を考え、夜間や日曜日の懇談会開催
・ 地区会長、団体役員等有識者に対する市担当者との共同による訪問懇談の実施等の事例がみられる。
(注)これら懇談会の開催には、実施に当たっての計画や関係資料の準備、当日の担当職員の派遣など必要なバックアップや支援が管区局及び事務所によって行われている。
