具体的には、まず、?@誰が使うか、?Aどのような情報が必要か、?B地方公共団体特有の環境について留意し、充分に対応策を検討していくことが望まれる。次に、?C庁内システムとの連携、?D運用・メンテナンス、?E携帯情報ツールの選定、について検討を行い、情報システムの構築や運用計画に反映させていくことが重要となる。
1-1 人(誰が使うか)
庁内の情報システムを活用する場合には、職員は、必要な日常業務をこなすために端末操作を研修などで習得し、またトラブルなどが発生すれば、情報システム担当部署に連絡して対処してもらうことができる。一方、携帯情報ツールを活用する場合では、これまでコンピュータとは関わりの薄い職員や、外部の委託者などが、外出先で携帯情報端末を操作することになる場合が多い。従って、「誰が使うか」を充分に考慮しておかないと、効果的に利用されなくなる可能性もある。
使用者に関しては、特に「機器使用に対する熟練度」・「専任度」「職員と外部委託者の違い」の3点に留意する必要がある。
(1)機器使用の熟練度
利用者が、コンピュータの初心者なのか、苦手意識の比較的強い傾向のある年長者なのか、あるいは熟練者なのかに留意していく必要がある。
熟練者以外の場合では、入力の方法(メニュー選択・ペン入力・手書き入力などによる使いやすい画面インタフェース)や処理手順などに、負担のかからないような設計を行う必要がある。
(2)専任度
同じ人が日常的に携帯情報ツールを使うのか、あるいは複数の担当者が必要に応じて使うかに着目する必要があり、この点が、システムの設計に大きく影響を及ぼすこととなる。
前者の場合では、ツールの操作や機能の選び方などに関して、知識が蓄積し易いため、機器の使用に慣れるまでの過程が短いことを前提とした設計でもかまわない。 しかし、後者の場合では、新たな担当者が操作をするたびに、手順や機能などに関する説明が必要となる場合があるため、分かり易いインターフェースや操作性に重点をおいた設計が必要となる。
