3-3 運用上・利用上の取り決め
グループウェアの利用促進という観点から述べると、利用者に対して運用者側が規制を行うことはあまりこのましくないことである。しかし、全庁的なインフラという観点から述べると、利用者一人一人があまりにも好き勝手に利用した場合、システムの性能低下はもとより、場合によってはシステムが停止してしまうこともありうる。
従って、運用上及び利用上必要とされる最低限の事項については、利便性や信頼性を確保するための仕組みを作る以外にも、ルール化あるいは規約や要綱などによって取り決めておく必要がある。
運用上の取り決め
グループウェアを円滑に運用するためには、ネットワークの維持管理やサーバの管理はもとより、ネットワークに接続されている機器等の管理も適切に行わなければならない。
このためには、それぞれの管理責任者の立場や役割さらには作業内容などを明確化し、取り決めを行った方が望ましい。
特にキーパーソンに関しては、利用者側と運用者側の中間に位置づけられることから、立場上あいまいになりがちであり、さらに、直接業務に結びつかない作業を実施しなければならないことから、利用部門から見た場合に負担と感じられることが起こり得る。よって、キーパーソンの立場や役割なども明確化すると同時に、利用部門に対するキーマン設置への理解を求めることも重要である。
利用上の取り決め
グループウェアを円滑に運用又は利用していくための充用要素として利用者の認識や理解が挙げられる。
例えば、セキュリティの観点から見た場合、パスワードなどは利用者が自らの責任において管理しなければならないことであり、また、利用者が勝手に周辺装置などを外付けすることや、むやみにソフトウェア等をインストールすることは、ネットワーク全体に影響を及ぼすこととなりかねない。
従って、これらの利用上において、勝手に実施してはならないことや、実施する場合の申請手続きや実施手順等を取り決める必要がある。
