の義務づけ。
3. データの保存性
・ハードディスク、FD、光ディスク等電子媒体の劣化、喪失、破損の防止のための適切な管理。
・媒体上に記録された可視化するための仕様、方法の記録、適切な管理。
・記録・管理された仕様・方法に基づき電子データの内容を見読可能な状態とするための電子媒体、機器、ソフトウェアの適切な保存。
以上のように、電磁的記録を推進するためには、現段階においては技術的あるいは社会的な疎外要因が少なからず存在するため、当面は今後の技術動向や諸制度の見直しの動向を見据えながら推進していくことになる。
なお、運用面については、自らも適切な管理方法を検討していく必要がある。
3-2 管理規定の見直し
従来の紙を主とした記録媒体や記録方式と、電磁的な記録媒体や記録方式の違いに起因して、電磁的記録を意識していなかった従来の文書管理規定や、文書情報が長期的にきろくされることを意識していなかったデータ管理規定などは、見直しを検討する必要がある。
なお、現在の文書の作成方法は、パソコンなどで作成した電磁的記録を、紙に印刷して利用するのが一般的である。従って、法的な問題は残るものの、電磁的に作成された記録内容は、実質的に紙の文書と同様であることから、文書管理規定を一体的に捉えた規定の見直しが望まれる。
また、情報の共有化の面から捉えた場合、縦割り的な管理は馴染まないことから、全庁を見据えた配慮も必要となる。
1. 文書管理規定の磁気的記録への適合
2. データ管理規定の文書データベースへの適合
3. 情報の共有化に向けた管理規定の検討
4. 電磁的記録の利用及び申請手続き等の検討
5. 文書管理フローの検討
6. 文書の保管媒体の検討
7. 文書データベースの保全方法の検討
