のである。
しかし、従来の文書管理は、紙の文書をバインダーなどに綴じる方法で行われていたため、その保存にはかなりのスペースが必要であり、また膨大なバインダーの中から必要な文書を探し出すのに、かなりの手間や時間を要しており、さらに、電子化されていないことから文書の再利用おいて非常に不便であった。
また、文書を電子化して保存していても、保存スペースあるいは文書の再利用の点では不便さが解消されるものの、どこのフロッピー・ディスクあるいはハードディスクに保存していたかなど、文書を探し出す手間を根本的に解消することは困難であった。
ところが、グループウェアの共有文書管理機能を利用した場合、保存スペースの節減や文書の再利用はもとより、電子化された文書を、キーワードにより検索することもできる。従って、必要な文書を即座に探し出し、再利用することが可能となるのである。
（3）事務作業の自動化
ある程度重要な実施事項は、通常、稟議によって関係者の承認を得ることになる。しかも稟議は、事務を遂行する上において日常茶飯事に行われていることである。
しかし、この稟議書を関係者全員に持ち回った場合、かなりの時間が必要となり、また、関係者が不在であった場合には遅延が生ずる。さらに、持ち回らなかった場合には、現在どこまで回っているのか、あるいはどこで滞っているのかが不明となる。
ところが、グループウェアのワークフロー管理機能を利用した場合、あらかじめ定められた経路に従って自動的に回付されることから、稟議書を持ち回る必要がなくなる。さらに、どこまで回っているのか、どこで滞っているのかが即座に把握できるのである。
