○ 各県警等との連絡調整
接遇班(班長：総務部国際課補佐官)
○ ホテル等手配
○ 空港等送迎体制(リエゾンの確保、便宜供与依頼、在京大使館との連絡調整等)の確保
○ 長官級のホテル等出迎え体制の確保、一括チェックイン、会場等への案内等
○ 会合会場の設営等の監督・支援(実働人員はホテル等に依頼)
○ 出席者リスト作成、登録、ネーム・カード作成配布
○ 会議グッズの検討・準備
○ お土産の企画・準備
○ 開会式における必要人員の確保・調整
○ ゲスト・リレーション・デスクの設置及び運営
○ エクスカーションの企画・実施
○ 上記各事項からなる接遇運営マニュアルの作成
レセプション班(総務部秘書課補佐官)
○ レセプションの企画全般
○ 招待者リスト、ネーム・カード作成
○ 招待状作成・発送、出欠確認
○ 挨拶文作成(開会：運輸大臣、中締め：長官)
○ 進行企画
○ 要員計画
○ 音楽隊運用班との調整
音楽隊運用班(班長：総務部政務課補佐官)
○ 音楽隊との連絡調整
○ 開会式、レセプションにおける演目の企画・立案等
○ 開会式における必要人員(サイドボーイ等)の確保・調整
レディース・プログラム対応班(班長：未定)
○ 必要に応じ、立ち上げるものとする。
