2]コピー機
コピーは、短時間で多部数を作成できる必要があるので、新型のコピー機を手配した。コピー機は会議中大いに活躍した。
3]電話機
電話機のレンタル料が高いので、格安のPHS電話機を3台購入した。これは、3ヶ月後に解約できることになっている。PHS電話機1台は、基地局として事務局室に置き、1台は、会場での待機用として、また残りの1台は、移動用として行事などの際使用した。PHS電話機は、移動型の特徴を十分発揮して、使用勝手の良い電話機であった。
4]ファックス機
カット用紙が使用できるファックス機を1台レンタルした。本会と会場間の通信が主で、海外宛のファックスはいったん本会を経由して発信するようにして、レンタルの通信費は国内だけとするようにして、支払いが複雑にならないよう配慮した。
(c)Circular Letter、出席登録、ホテル予約など
国際会議のホスト国は、会議スケジュール、開催場所、ホテル情報、行事案内、ビザ必要国、交通案内、気温、通貨など種々の情報を会議出席者に伝達する必要がある。
このためCircular Letterと名付けた文書を後述する会議主催国として用意した会議開催状に同封送付した。さらに、会議への申込票、ホテルの予約票、会議場に関連した地図、ホテルの案内書などを作成して同封送付した。これらの資料を添付資料11として示す。
なお、同時期に開催するISO/TC8/SC10の幹事国であるノルウェーに添付資料11と同一のものをSC10開催状送付時に同封するよう依頼した。
(d)会議出席登録、ホテル予約の集計
会議直前まで、会議への申込票の集計を行い海外からの出席者について集計した。
また、ホテルの協力を得て、出席者がどのホテルに予約しているかも把握するようにした。これらの集計は、本会のサーバーに記録し職員の誰でもアクセスできるようにした。それらの最終集計結果を添付資料12に示す。
集計の結果、外国の出席者は26名、同伴者8名の計34名であった。この添付資料12には、出席する会議の種類、宿泊するホテルなども合わせて集計している。
なお、日本側の代表委員も添付資料12に示す。
(e)会議の座席配置
会議出席者がほぼ確定したところで、各会議の座席配置を検討した。国名のアルファベット順に並べるのが一般的なので、各会議別に出席者数を含めて各国の配置を事前に定めておいた。ルーマニアと中国の出席が直前まで決定しないため多少の変更を予測しながら検討しておいた。この事前準備が役立って、会議当日は、迷うことなく国名表示カードを配置することができた。各会議の座席配置標を添付資料13に示す。
