●会員情報の管理にはパソコンを活用する。システムづくりと情報の入力作業はパソコンが得意な会員に委託して有償で行なうこととする。
●いずれにしても、「こういう仕事をしてくれる人を募集しているが、しばらくやってみませんか」といったソフトな呼びかけをする。一度入ったら抜けられないような雰囲気を感じさせず、いつでも自由に抜けられるような雰囲気のもとでなければならない。言い換えれば、いつ抜けても柔軟にフォローできる体制(ピンチヒッターを用意しておく体制)にしておかなければならない。
●このようにしてスタッフの増員を図り、一つの仕事に対して多くの人を配置し、できるだけ負担のかからないように仕事を分散させる。あまり負担を感じない仕事ならば、さらにスタッフへの応募が増えて、また相対的に仕事の負担が軽減されるといった好循環が生まれてこよう。
●ここで気をつけなければならない点は、ボランティアは、“楽しく、気楽に、無理なく”できるものが前提であるので、本人が向いていないと思う仕事、楽しくない仕事には絶対つけないことである。こうした点のコントロールについては細心の注意を払わなければならない。
●また、活動の細々としたことまで代表の承諾が必要なピラミッド型の体制にせず、一つの仕事(プロジェクト)に対して責任者を決めて、大きな方向性だけは幹事会で決定し、あとはその責任者のもとでメンバーが自由に自発的に活動できる「プロジェクト方式」を徹底させる。
ウ. インターネットを利用したホームページの作成
●会の情報をインターネットを活用して発信する。ホームページ作成は、外注すると相当の費用が必要となるので、やはり会員の中でパソコンが得意で、謝礼程度で協力してくれる人材を探す。
●ホームページに記載する内容は、会の案内パンフレットに記載すべき基本的な内容に加えて、作業、イベント・行事などの案内を行なう。
a. 会の概要(目的、場所、活動内容、これまでの経緯など)
b. 将来ビジョン
c. 作業の案内
d. イベント・行事案内
e. 会員募集
●これについては、多くの先進団体が作成しているホームページを参考にすると良い。
(例)四万十ドラマ(http://www.bekkoame.or.jp/~shimanto)
