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5. 運搬業務及び発送準備作業
（1）10日毎に保管料が発生するので、出来る限り区切りの良い時期に委託業者の倉庫に入庫できるよう、提供者の理解を得て調整の上、集荷日を決定する。また、輸出作業等のため一方の委託業者から他の委託業者に寄贈図書を移管する場合、同一期に二重の保管料が掛からないように、或いは、どちらか一方の業者が保管料請求において不利益を被らないよう運搬日を設定する。
（2）図書の収集にあたっては、許容範囲での運搬経費の負担を提供者側に依頼するが、提供者が負担できない場合、次により収集する。
［1］小口集荷については、契約の宅配業者の利用を提供者に指示する。
［2］運搬業務の依頼先は、図書提供者の要望（運送業者の指定、図書箱詰作業の有無等）を考慮するとともに、提供者の地域、量により合理的な運送形態（宅配便、小口運送業者、一般運送業者）を選び、必要に応じ見積もり合わせの上、依頼先を決定する。
（3）不要図書は別置区別し、それらの処理・手続き等を明確化する。
（4）寄贈のための図書整備作業
［1］寄贈図書には基本的に寄贈印を所定の箇所に押印する。
［2］次の場合については、寄贈シールを所定の箇所に貼付する。
・所定の箇所が素材的（インクをはじいてスタンプが馴染まない）、デザイン的（背景が煩雑で寄贈印が目立たない）に押印には適さない場合。
・提供者から蔵書印、バーコードなどを寄贈シールで被覆するように特に要請があった場合
［3］「汚れ」のある図書は化学雑巾、ブラシ等により「汚れ」を除去する。
［4］上記の作業過程において、図書の外観、古さ、汚れ等から活用できないと委託業者が判断する図書については、それらを別置きし日本科学協会の判断に基づき適切に処理するものとする。
6. 選定リストによる再選択及び大学別選定リストの作成 （1）選定リストからの情報（内容・古さ）により活用の可否を判定し、送付対象図書を再選択する。送付対象外の不要図書については、別置区分し、事後処理を明確にする。
（2）選定リストから図書の分野、内容等を考慮し、各大学の特徴に応じた図書を選定の上、大学別図書選定リストを作成する。
※但し、雑誌・逐次刊行物については、データ・ベースを活用し、送付済み雑誌・逐次刊行物の継続性を保つと共に、欠号分の補完或いは二重送付の防止を図る。
（3）大学別選定リストをe-mailにより各寄贈大学に送信し、図書の受領について打診・調整し、大学からの受領希望図書リストを大学毎に寄贈図書リストとして確定する。
（4）寄贈図書リストに基づき寄贈計画書を策定する。
※但し、1大学に対する寄贈冊数は、原則として1回につき1,000冊以上とする。（1,000冊に満たない場合は次回分と合わせて送付する。）
（1）輸出リストの作成
寄贈対象大学の中国における輸入手続促進のため、輸出リストを事前に送付し、リストの翻訳のほか、輸入手続の事前準備等の諸作業を早急に行うように大学側に促す。
なお、輸出リストにおける寄贈図書の表示価格は下記の通りに指定する。
・単行本、製本雑誌、製本技報等 50円
・雑誌（技報等を含む。） 10円
（2）輸出関係書類の整備
［1］日本科学協会作成書類
・寄贈書（理事長名）
［2］輸出委託業者作成書類
・インボイス（送り状）
・B/L（船荷証券）
・輸出リスト（箱番号入り）
・無木質包装証明書（中国国家出入境検験検疫局宛て）
・コンテナ詰貨物証明書（日本国税関宛て）
・寄贈図書リスト（定価リスト表示版／参考資料として）
（3）必要書類（資料）の関係先への送付
［1］日本科学協会からの送付
・輸出リストをE−メールにより事前に大学宛て送信し、リストの中国語への翻訳を依頼し、輸入手続の円滑化を図る。
・寄贈書、インボイスを大学宛て送付し、事前に送付した輸出リスト（翻訳済み）と合わせて輸入手続に入るよう、大学に依頼する。
［2］輸出業者から送付書類
インボイス、B/L、輸出リスト、無木質証明書を現地委託業者に送付し、輸入手続を進める。
（4）船積み及び現地到着日時等を委託業者と綿密に連絡・調整する。
（5）荷物が現地に到着次第、現地委託業者は大学に通関手続きを促す。
（6）寄贈図書が大学に到着後、大学に受領書を依頼する。
収集図書の選定・選択により生じた活用不能図書は、委託業者を通じ「廃棄物の処理及び清掃に関する法律」に基づき、適正な処理（溶解等）を行う。その際、廃棄物取扱業者が発行する「溶解証明書」等を保管し、収集図書が寄贈目的以外には使用されない旨を明らかに出来るようにしておく。
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