|
ウェルカム・イン予約センター運営要領
1. 予約受付場所
・予約センター本部
〒101-0048 東京都千代田区神田司町2-4-2 神田アーバンビル9階
財団法人 国際観光サービスセンター内 TEL. 03-3252-1717、FAX. 03-3252-1521
・成田空港予約センター、第一旅客ターミナル
〒282-0004 成田市新東京国際空港第一旅客ターミナルビル北ウィング到着階
財団法人 国際観光サービスセンター
ツーリスト・インフォメーション・センター内 TEL. 0476-30-3383
・成田空港予約センター、第二旅客ターミナル
〒282-0004 成田市新東京国際空港第二旅客ターミナルビル到着階
財団法人 国際観光サービスセンター
ツーリスト・インフォメーション・センター内 TEL. 0476-34-6235
・東京予約センター
〒100-0006 東京都千代田区有楽町2-10-1 東京交通会館10階
国際観光振興機構 ツーリスト・インフォメーション・センター（東京TIC）内
TEL. 03-3286-6611
・京都予約カウンター
〒600-8216 京都市下京区烏丸通東塩小路町下ル 京都駅ビル9階
財団法人京都府国際センター内 TEL. 075-343-4887
・関西国際空港予約センター
〒549-0011 大阪府泉佐野市関西国際空港 旅客ターミナルビル1階
財団法人 国際観光サービスセンター
関西ツーリスト・インフォメーション・センター内 TEL. 0724-56-6025
2. 各予約センターでの予約取扱時間
・本部：9:15-12:00/13:00-17:15（月−金、祝祭日及び12月29日−1月3日を除く）
・東京：9:00-11:30/13:00-16:30（月−金、祝祭日及び12月29日−1月3日を除く）
・成田：8:00-20:00（年中無休）
・関空：9:00-20:30（年中無休）
・京都：10:00-13:00/14:00-18:00（第2、第4火曜日、年末年始）
3. 予約申込方法
（1）日本到着前の海外からの予約申込
予約センター本部のみで受け付けます。所定の予約申込フォームによる申込のみを受け付け、電話による申込は受け付けません。海外からの申込みについては、インターネットがほとんどですが、ファックスで申込があった場合は、予約申込書を転送しますので、各施設から申込者へ直接回答して頂きます。
インターネットでの申込は、当財団のウェッブサイト（ http://www.itcj.or.jp）経由で申込む場合は、当予約センターのインターネット簡易応答システムで処理されます。本システムでは、申込者には英語画面で、宿泊施設側には日本語画面で表示され、簡単な操作で回答することができます。 （2）すでに来日している外国人旅客からの予約申込
本部を除く上記各予約センターに宿泊者本人が直接来た場合のみ受け付けます。電話による申込は受け付けません。既に来日している場合でも、国内の連絡先がきちんと分る場合は、海外からと同様にインターネットでの申込を本部で受付ます。
（3）インターネット簡易応答システムについて
主な特徴
（1）予約が入ると同時に対象施設に日本語のメールでお知らせします。予約申込者には、予約申込の確認のため、英語の申込書の控えを発信します。
（2）予約の回答はWeb上で、日本語の画面を見なから行うことができます。
（3）回答すると同時に予約申込者へは英文で回答のメールを発信し、施設へは日本語の控えが送信されます。
（4）変更や訂正がWeb上で簡単に出来ます。
（5）申込者の希望する部屋がない場合、他の部屋を勧めることが出来ます。
（6）各施設の事情に則した回答ができるよう、備考欄を設けてあります。
（7）予約申込者よりの返事が3日以内にない場合は自動的に取消しとなり、その旨申込者と施設側メールで通知されます。管理の手間を省くとともに、不確かな予約によるトラブルを回避できます。
（8）予約申込や変更依頼等、申込者からの依頼には3日以内にご回答いただくようお願いしていまが、1週間経ってもご回答がない場合は、自動的に回答が遅れていることをメールでお知らせ致します。
予約メールの例
（施設に届くメール）
（予約者控としてのメール）
回答画面
4. 宿泊代金等の徴収方法
宿泊施設側で宿泊者から全額を直接徴収していただきます。予約時に申込者にクレジットカード情報を要求していますが、あくまで予約を保証するもので、当センターから料金を引き落とすことはありません。キャンセル料、ノーショー料（不泊料）につきましても、当センターを通じての徴収は行いませんので、直接ご請求願います。インターネット簡易応答システムでは、キャンセル料及び不泊料金を通知することは出来ますが、正式な請求手続きは宿泊施設側より直截お願いします。
5. 予約手数科
予約センターは、予約手数料を宿泊者から徴収しません。
6. 広報宣伝
予約センターのホームページを通じてインターネット上での広報宣伝を致します。当予約センターのホームページは、有名検索エンジンからの検索のみならず、JNTOのホームページともリンクしております。
また、加入施設の名簿である「Directory of Welcome Inns」を年間6万部発行し、内外で配布しております。特に海外での配布は、JNTOの13の海外宣伝事務所と日本観光協会の台湾事務所を通じて配布しております。
7. 外国語能力
少なくとも英語での基本的なコミュニケーション能力が必要となります。（ウェルカム・イン予約センターでは、日常業務に活用できる文例等を多数収録した「外国人客接遇マニュアル」等も発売しておりますので、ご関心のある方はお問い合わせ下さい。）
8. 無断キャンセル（ノーショー）防止策
ノーショーを可能な限り防止すると同時に、宿泊施設側に御迷惑をお掛けしないように、予約センターでは以下のような対策を講じます。
（1）海外からの予約申し込みについては、日本到着日及び搭乗予定便名（又は搭乗船名）、その予約番号の明記されたものに限り予約を受け付けます。
（2）すでに来日している外客からの予約申し込みに対しては、本部を除く予約センターでは本人が直接来た場合のみ受け付け、電話による申し込みは受け付けません。本部宛に海外からと同様に申込むことはできますが、連絡先がはっきりとしていない場合には受付ません。
（3）予約時にキャンセル料を明示した英文情報を渡します。キャンセル料を徴収しない場合でも安易にキャンセルされないよう、キャンセル料の欄は空白としております。
（4）予約確認書に英文で「ノーショーは、予約センター及び外国人旅行者の信頼性を失墜させ、この善意の予約センターが十分に機能しなくなり、今後予約センターを利用しようとする他の旅行者の迷惑になる恐れがある」旨訴えます。
（5）予約の再確認は、各宿泊施設の要請通りに行うよう外国人旅行者に説明します。
9. 注意事項
（1）ウェルカム・イン予約センターの仲介による予約客のキャンセル、ノーショー及び投宿後に発生した事故、紛争等について当センターは一切責任を負いかねます。宿泊施設の責任により処理していただくようお願いします。また、キャンセルやノーショーの規定をきちんとご連絡いただいていなかったり、変更のご連絡をいただいていない場合は、当センターは一切責任を負いかねます。
（2）予約完了時にお送りする「予約確認書」は、内容をよくご確認の上、間違いがある場合は受領日中に当該予約カウンターヘご連絡願います。ご連絡が無い場合は、内容に誤りが無いことを宿側で確認されたものとみなし、当該予約確認書の記載事項に関わるトラブルには当センターは一切関知しません。宿泊施設の責任により直接予約客にご説明の上、処理していただくようお願いします。
（3）宿の選択は利用者の意思によるもので、ウェルカム・イン予約センターは利用者からの依頼を受けて宿泊施設への予約申込を代行するのみです。従いまして当センターはいかなる宿泊施設に対しても送客数を保証することはできませんのでご承知おきください。
（4）ウェルカム・インに加盟申請する際に調査票にご記入いただく室料などの宿情報は、利用者が宿泊施設を決定するにあたっての重要な基礎データになります。よって、変更があった際は、直ちにウェルカム・イン予約センター本部にご連絡ください。ご連絡が無かったことにより引き起こされた利用客とのトラブルに対しましては、当予約センターは一切関知致しません。
（1）「ウェルカム・イン予約センターのご案内」経費負担制度要領
別添
ウェルカム・イン事業加盟施設経費負担制度要領
1. 導入月日：平成15年4月1日
2. 導入内容：1）新規加入資料整備費 20,000円（消費税別）
［従来から加入していた施設は対象外。但し、一旦退会して再度加入される場合は、再登録として徴収］
2）ウエブサイト使用料 30,000円（消費税別）
［全加入施設対象］ *新規登録施設は初年度は月割りとする。
3）「Directory of Welcome Inns」広告掲載料［発刊協力］
（1）Aタイプ 掲載料金 20,000円（消費税別）
［掲載サイズ 3cm×9cm＝ 27cm2］
（2）Bタイプ 掲載料金 40,000円（消費税別）
［掲載サイズ 6cm×9cm＝ 54cm2］
（3）Cタイプ 掲載料金 80,000円（消費税別）
［掲載サイズ 12cm×9cm＝ 108cm2］
（備考）
1. ウエブサイト使用料とは、当財団のホームページヘの掲載、ウェルカム・イン予約センターにおけるインターネット簡易応答システムの利用料です。
2. 「Directory of Welcome Inns」広告掲載料とは、内外において本事業の広報宣伝及び施設紹介用として配布している「Directory of Welcome Inns」（年間6万部発行）の発刊に協力していただくものです。
なお、同印刷物の発刊にあたっては、利用者の利便を考慮（年間宿泊総額に対応）し、広告スペースをA、B、Cの3タイプとして、下記の通り取り扱います。
（1）Aタイプ 年間宿泊総額 50万円以上
（2）Bタイプ 年間宿泊総額 150万円以上
（3）Cタイプ 年間宿泊総額 400万円以上
また、広告掲載にならない施設（年間宿泊総額が50万円以下）又はA及びBタイプの広告掲載である施設が、自己施設の宣伝強化のため、その上のタイプの広告スペースを希望する場合は、申し出によりこれを取り扱います。
3. 宿泊総額とは、ウェルカム・イン予約センターを通しての売上額で、インターネット簡易応答システムでの予約分及び各予約カウンター［本部及び案内所カウンター］での斡施分の全てを合計した額です。
なお、年度区分は、4月から3月までの1年間を対象とし、以後同様です。
4. ウエブサイト使用料等に未払いが生じた場合は、下記の通り取り扱いますのでご承知おき願います。
◎ウエブサイト使用料未払いの場合の取り扱い
1）当該年度分の請求に対し、年度内に支払がなかった場合は、それ以降、受領確認がされるまでの間、ウェルカム・イン予約センターにおけるインターネット簡易応答システム（ http://www.itcj.or.jp）上での直接斡施分を除き、予約センター本部及び案内所カウンターでの予約代行は行わない。
2）前年度分の受領確認がされないで、6ケ月を経過した場合は、ウェルカム・イン予約センターにおけるインターネット簡易応答システム上から施設案内を除去する。
3）同時に、ウェルカム・イン加盟の施設から脱退したものと見倣し、それ以後に作成する施設紹介用「Directory of Welcome Inns」（年1回発刊）から削除する。
4）以上の処置がされた施設は、再登録を認めない。但し、故意又は過失でないと認められ、且つ、経過分の精算がなされた場合は、新規加人の抜いとして再登録することができる。
|
