4. 外国への会議参加募集活動について
(1)開催案内の送付
1]1st Announcement
7月中旬に、AMETIAPの専任書記であるCapt. Shortより送られてきた会員名簿等に従って、事務局担当の(財)日本海技協会から1st Announcementを発送した。
2]2nd Announcement
9月中旬に、この時点までに申込のあった参加希望者に対しては、(財)日本海技協会会長名の招聘状(英文)を含む2nd Announcementを、未だ参加申込のない人に対して再度1st Announcementを発送した。
(2)招聘保証書等の送付
1]中華人民共和国からの参加申込者に関して
中華人民共和国からの参加者申し込み者については、2nd Announcement発送時に招聘状(英文)の他に和文の参加者本人宛の招聘状と、本邦入国査証申請時に在中華人民共和国大使館に提出する外務大臣宛の招聘保証書(含む入国理由)及び別紙として滞在日程表を、(財)日本海技協会会長名で作成し同封発送した。
なお、一部の参加希望者から、招聘元である(財)日本海技協会を証明する保証人特定資料の送付要請が後日あり、(財)日本海技協会の登記簿謄本の写しを発送した。
2]ロシアからの参加申込者に関して
ロシアからの参加者申し込み者については、中華人民共和国を除く他の国と同様に招聘状(英文)のみを同封して2nd Announcementを発送していたところ、外務省外国人課ロシア・NIS諸国担当より入国査証申請が届いているが、(財)目本海技協会に申請人を受け入れる予定があるならば、招聘保証書及び滞在日程表等必要書類提出の要求があり、(財)日本海技協会会長名で必要書類を作成し提出を行った。
ただし、招聘元が公益法人等である場合は、登記簿謄本等保証人特定資料の提出は不要とのことであったので提出はしなかった。
なお、上記の1]2]以外の国については特別の書類発送は行わなかった。
3]その他
2〜3の機関の参加申込者から、本邦入国査証申請に時間を要するので援助をして欲しいとの要請があり、当該大使館の入国査証担当者宛に(財)日本海技協会会長名で、入国査証申請手続きに関するお願い文書をFAX送信した。これは、参加申込者自身の本邦入国査証申請手続きの時期がやや遅れていたことによるものと思われたが、幸い申請者全員予定通り入国することができた。
