この場合において、保存の必要に応じ、当該行政文書に代えて、内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成することとするものであること。
六 次に掲げる行政文書については、前号の保存期間の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過する日までの間保存期間を延長することとするものであること。この場合において、一の区分に該当する行政文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとするものであること。
イ 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了するまでの間
ロ 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
ハ 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要ときれるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して一年間
ニ 開示請求があったもの 法第九条各項の決定の日の翌日から起算して一年間
七 保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認めるときは、一定の期間を定めて当該保存期間を延長することとするものであること。この場合において、当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも、同様とすることとするものであること。
八 保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。次号において同じ。)が満了した行政文書については、国立公文書館法(平成十一年法律第七十九号)第十五条第二項の規定により内閣総理大臣に移管することとするもの及び第二条第一項に規定する機関に移管することとするものを除き、廃棄することとするものであること。
九 行政文書を保存期間が満了する前に廃棄しなければならない特別の理由があるときに当該行政文書を廃棄することができることとする場合にあっては、廃棄する行政文書の名称、当該特別の理由及び廃棄した年月日を記載した記録を作成することとするものであること。
十 行政文書ファイル及び行政文書(単独で管理することが適当なものであって、保存期間が一年以上のものに限る。)の管理を適切に行うため、これらの名称その他の必要な事項(不開示情報に該当するものを除く。)を記載した帳簿を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調整することとするものであること。
