5. 倉庫書類
倉庫や貯蔵所の規模や場所とは関係なく推奨できる最低限の簿記管理は以下を参照。物資が適切に貯蔵・保護されるよう、書類とともに定期監査を実施しなければならない。
i. Daily Incoming Shipment Log Sheet. This is used to record basic details of all inward consignments - description of goods, quantity, supplier, name of person receiving and date of receipt, with cross reference to waybills(above).
ii. Daily Outgoing Shipment Log Sheet. This is used to record basic details of all outward consignments - description of goods, quantity, destination, and date of dispatch,(with cross reference to waybill, delivery or receipt note).
iii. Stock card(sometimes called a bin card). One stock card for each different commodity in the warehouse is used to record every in and out movement of that particular commodity, with cross reference to the appropriate entries in the incoming/outgoing log sheets. It gives a running balance. Where possible those actually receiving and issuing the goods should not also be responsible for maintaining the stock card.
iv. Daily stock report(see Annex 4). This gives basic details of goods in stock and the quantity, value, weight of these commodities for each warehouse location.
v. Loss/damage report：to report loss or damage to stock(whether incurred during transport or storage).
物資の移動
物資を目的地に確実に到着させる最も簡単な管理方法は、証明済の発送伝票か運送状の写しの返却を条件として、(適宜、運転手や運送業者の給与や物資の代金)の(最終)支払いをすることである。もっと包括的な管理と措置(監視者など)が、後に必要となるかもしれないが、物資を目的地に確実に届けるためにこの管理方法がいずれにしろ必要である(最悪の場合、この方法では物資が目的地に到着しなかった事実しか分からない)。しかし、承認と受領の両署名者を慎重に選び、署名を管理(署名はUNHCRの捺印と併用するのが望ましい)すれば、有効な初期防護対策となるはずである。
