グループ会議の議事録
克明に議事録を書く必要はありませんが、それぞれの会議における全ての決定事項、出席者、誰が決まったことを実際に引き受けることになったかを記録しておく必要があります。“議事録”は、グループが大きくなるにつれて大切な記録となります。
会計記録
(「資金及び資金集め」の章を参照)
ボランティアの記録
グループを大きくしたければ、ボランティアに関する情報、つまり、住所、電話番号、加入日、取得技術、トレーニング受講(例えば、救急処置)の有無、コンピュータや自動車など提供できる物資等の情報が必要です。BTCVの“技術アセスメント要領(Skills Assessment pack)は、できるだけ多くの情報を集める助けとなります。手元の保管資料であろうと、コンピュータに保存されたものであろうと、その情報の利用はあなたに与えられた目的のものに限られます。また、他の人が容易にこの情報を見ることができないように、然るべき措置を取らなければなりません。情報が書面に記載されている場合は、不要時はカギをかけて保管しておきましょう。コンピュータのデータベースに入っている場合は、アクセス用のパスワードを作っておきましょう。
＜進捗度を見直す＞
多くのグループはたくさんのことを成し遂げますが、グループ外に実情が知られることはあまりなく、グループにとっては残念なことです。このようなことを解決する一つの方法は、グループの行なったことを全ての会員が必ず把握するようにすることです。
それには、年次反省会(自己点検評価)がとても有効です。また、反省会は新しいメンバーにとっても、何が行われているかを知る上でよい機会となるでしょう。反省会は、年次総会の初めに組み込んでもいいかもしれません。年間会計報告や委員選出もあるので、年次総会は重要です。
反省会を開きたい場合には、誰かが時間をかけてグループの活動をリストアップし、手短に発表できるように準備しなければなりません。発表者はコーディネーターである必要はありません。発表の際にはグループの業績ばかりでなく、地域社会や環境に対しどのように役に立ったかということも強調しなければなりません。作業前、作業後の現場のスライドがあれば打ってつけですが、スライドがない場合には写真を展示すればよいでしょう。何がなされ、何がなされなかったかについて討議するための時間を設けましょう。活動計画があれば、この機会を使って前年度の計画の見直し、また、可能ならば今年度の計画についてもアイデアを出し、それに対する賛同を得るといいでしょう。
