2] 財務会計システム
「支出負担行為兼支出命令」等の歳出全般や「収入調定」等の歳入全般など財務会計全般に渡る全てに電子決裁(決裁ルートはコンピュータが自動作成)を導入している。ただし、資料や図面など添付資料が多くなる工事請負書などごく一部は、紙による決裁の後、決裁済みで電子伝票を起票する方法を採っている。
財務会計システムでの電子決裁の例を示すと、予算管理における支出の場合、該当する予算の款項目に従って入力の後、それが電子的な書類として、起票者、決裁者、審査者へ稟議されるようになっている。決裁画面では、その履歴も参照できるようになっている。また、請求書を画像イメージとして取り込む機能もある。
これにより、財務会計関係の文書の電子化によるペーパーレス化と電子決裁機能による業務の効率化・迅速化を同時に推進している。
3] 文書管理システム
文書管理システムは、電子決裁を採用できる環境は整っているが、実施については現在のところ未定である。その理由として、一般決裁文書は財務文書のように定型化された書類でなく、通常、添付書類の量が多く、その全てを電子化し、画面だけでの決裁を実用化するのには時期尚早であると判断しているからである。
このシステムは文書の発生から完了までの一連の処理をグループ化し、少ない手順で業務処理を行える点に特長がある。
現状の文書管理システムでは、文書起案の際、電子的に作成してファイル登録は行うが、書類は紙に出力して従来通り印鑑にて書類決裁を行っている。また、情報公開等の際、電子化された検索機能等により迅速、確実なサービスが提供できるメリットをもつ文書索引データベースとして活用している。添付書類等の問題が解決され、システムの完全運用が始まれば、電子決裁によるペーパーレス化、書類の稟議スピードの向上が期待されている。
