2. ネットワーク構成の把握
運用中にシステム構成が変更されることはまれではない。この場合、LAN構成図を必ず更新する必要がある。この作業を怠った場合、作成したドキュメントが陳腐化して使い物にならなくなる。
4）ユーザID管理
ユーザIDは、グループウェアを利用する上において不可欠な認証である。また、アクセス権限などの設定は、ユーザIDによって行われるため、ユーザIDの管理は厳格に行わなければならない。なお、管理簿などによって、ユーザIDと登録ユーザの対応付けを明確にしておくことが有効である。
1一3 利用者にメリットがある仕組み
利用者にとって、利用するメリットの少ないシステムとは、日がたつにつれ利用されなく可能性がある。この事態を回避するためには、利用者が積極的利用できる環境やコンテンツを整えることが重要となる。その理由としては、グループウェアとは、利用者自らが積極的に利用することによってこそ、効果が現れるからである。
1）操作性の向上
利用促進を阻害する要因の一つとして、システムの操作性が挙げられる。この要因を放置した場合、利用者がシステム離れを起こし、システムが陳腐する恐れがあることから、利用者の意見を聞きながら積極的に改善していく必要がある。
2）コンテンツの充実
コンテンツ（処理の仕組み）の充実を図るためには、現場からの意見や要望を把握し、その意見や要望等を積極的にシステムヘ反映させ、コンテンツをとり込んでいくことである。
また、グループウェアソフトの製品によっては、ローカル環境において、利用者らがコンテンツを作成できるものもあるので、利用促進のためにも、自作成させてみることも有効である。
3）情報の充実
利用促進のためには、利用者に対してメリットがある情報を与えることも有効である。例えば、レクリエーション情報やイベント情報などを掲載すること
