第3節 導入時における留意点
3−1 意思決定者の理解
円滑にグループウェアを導入するためには、当然のことであるが、意思決定者が理解を示すことが重要である。そのためには、グループウェアを導入した場合の効果を説明し、場合によっては実際に利用してもらうなど、意思決定者に理解を求めることも必要となる。なお、昨今話題となっている行政情報化や行政改革、あるいは中央省庁における動向など、社会的な状況も説明しやすい時期である。
3−2 目的の明確化
くどいようであるが、グループウェアとは、単に導入することによって効果が現れるのではなく、効果を現すために如何に利用していくかが重要である。従って、事務の効率化のための具体的な目的や、達成すべき目標を明確にする必要がある。
3−3 信頼性の確保
既存のハードウェアやソフトウェアを利用して導入する場合は、ハードウェア、グループウェアソフト、OAソフトの相性によって、信頼性が損なわれることがある。従って、信頼性を確保するためにはOSやOAソフトを統一することが望まれる。特にOAソフトについては、その種類やバージョンまで統一しないと、グループウェアの機能を利用できなくなる恐れが生じる。
3−4 段階的な導入
全庁的に導入を進めるにあたっては、まず特定の部門において試験的に導入し、実用性などの検証を行った後に、全庁へ拡大していく方法が有効である。しかし、あまりにも長期に渡る計画で全庁へ拡大した場合、導入初期と導入後期におけるハードウェアやソフトウェアの性能格差が生じ、場合によっては使い物にならなくなる場合がある。従って、初期の導入から全庁への拡大までをできるだけスムーズに行う必要がある。
3−5 段階的な適用
グループウェアの適用についても、特定の部門において試行を行い、評価あるいは改善を加えながら、他の部門へ拡大していく方法が有効である。
