1−7 啓蒙普及・教育研修計画の検討
グループウェアを庁内に普及させるためには、庁内におけるコンセンサスを得ると同時に、すべての職員がグループウェアを利用するための知識を身につける必要がある。そのためには、啓蒙普及活動や教育研修を行うことになるが、特に、教育研修ついては、すべての職員が円滑に利用できるまで行うことになるため、様々な研修を長期に渡って開催する必要がある。そのため、どのような研修をどの程度実施するのか検討し、併せて研修要員の確保も行う必要がある。
1. 啓蒙普及方法の検討
2. 教育研修内容の検討
3. 実施方法の検討
4. 実施回数及びスケジュールの検討
5. 研修要員の確保
1−8 費用の算出
グループウェアの導入及び運用にかかる費用項目は、おおよそ次のとおりである。グループウェアの導入は、OAソフトなどの導入と異なり、通常委託によって行われている。そのため、ハードウェアやソフトウェアの購入費用の他にも、導入にかかる費用やネットワークの維持管理にかかる費用なども必要となる。なお、近年の低価格化に伴い、ハードウェアやソフトウェアの購入費用が安くなっているものの、大量に購入する場合はそれなりの金額になる。また、ネットワークの整備についても、LANの構成や建物自体の構造によってかなり金額差が生じることから、どのような構成にするのかを明確にした後に見積りを取る必要がある。
1. ハードウェア導入費用（サーバ/クライアント/ネットワーク等）
2. ソフトウェア導入費用（グループウェアソフト/OAソフト等）
3. 導入作業料
4. サポート委託料
5. 利用者の教育研修
6. コンテンツ作成料
