2−3−2　業務分類別の文書管理の現状

ここでは、前に分類した6項目に従い、各業務の概要とそこにおける問題についてまとめた。文書管理の現状は、業務ごとに特徴があり、問題も様々であると考えられる。

（1）　政策立案

「政策立案」業務で扱う文書は法令関係文書と閣議等関係文書に分けられると考えられる。これらの文書は法案から決定された法律まで含むものである。業務上の特徴としては、縦割り的な傾向により他省庁の動きが見えにくいこと、文書が大量で体系的であること、情報の公開が国民に求められていることなどがあげられる。

（法令関係文書）

法令は、法律、政令、府令・省令、規則などを含む。主な文書の種類としては、国会提出法律案及びその参考資料としての理由、要綱、新旧対照表、参照条文などがあげられる。

（閣議等関係文書）

閣議等関係文書は、閣議決定、閣議了解、閣議報告、関係閣僚会議申合わせ及び事務次官等会議申し合わせなどの文書などを指す。関係閣僚会議申合わせは、閣議の前段階で関係行政機関の意見を調整するもので、事務次官等会議申合わせは、事務次官等での意見を調整するために行われるものである。

政策立案業務における代表的な業務プロセスとしては、情報の収集から文書の作成、起案、供覧、施行、完結、（データ入力）、保管、保存、（情報公開）となると考えられる。業務的な特徴の一つとして、縦割り的な慣習によって他省庁の動きが見えにくいという点がある。例えば、政策立案文書の作成段階において他省庁で似たような動きが見つかれば、方向修正やより高度なものにするために協力するといった動きも可能となるだろう。

又、法律関係の文書は大量かつ体系的であり、一部分を取り出したり、データ入力するといった作業が大変な労力である。体系的な文書は電子データとして管理することにより効率化が図れるため、情報化による効果が大きいと考えられる。

又、政策立案の内容については、国民の関心が高いものであり、広く情報公開する手段の検討が求められている。

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